Privacybeleid

1. Wie we zijn

BVform is een handelsnaam van DT Global Ventures Ltd, geregistreerd in Engeland en Wales onder nummer 16042336. Geregistreerd adres: 3rd Floor, 86-90 Paul Street, Londen EC2A 4NE, Verenigd Koninkrijk. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven. Je kunt ons over privacy bereiken via privacy@bvform.nl.

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen

• Contactgegevens: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en het land waaruit je de aanvraag doet.
• Identiteitsbewijs en bewijsstukken: je paspoort of ander identiteitsbewijs en een adresbewijs, of, voor een rechtspersoon als aandeelhouder, een uittreksel uit het handelsregister, de statuten, een aandeelhoudersregister, een structuurschema en identiteitsdocumenten van elke uiteindelijk belanghebbende (UBO).
• Bedrijfsgegevens: je voorgestelde bedrijfsnaam, een beschrijving van je bedrijfsactiviteit, en de gegevens over de aandelen.
• Communicatie: e-mails, formulierinzendingen en berichten die je ons stuurt, notities van gesprekken met ons, en gegevens over het inplannen van je gesprek met de notaris.
• Voortgang van je aanvraag: de status van je oprichting, je btw-registratie en een eventuele Artikel 23-aanvraag, bijgehouden in je klantportaal.
• Betaalgegevens wanneer je voor onze dienst betaalt. Kaart- en bankbetalingen worden verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij bewaren geen volledige kaartnummers.

3. Waarom we je gegevens verwerken

We baseren ons op de volgende rechtsgronden onder de Britse AVG en, waar die op jou van toepassing is, de Europese AVG:

• Overeenkomst: om je aanvraag te beoordelen en uit te voeren, inclusief ons eigen cliëntenonderzoek, de coördinatie met de notaris, het verzamelen en doorsturen van je documenten, en de ondersteuning bij je btw-registratie en, als je de add-on afneemt, je Artikel 23-aanvraag.
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan de Britse anti-witwasregels en de vereisten voor cliëntenonderzoek.
• Gerechtvaardigd belang: om onze dienst veilig te houden, fraude te voorkomen, en de manier waarop we het proces uitleggen te verbeteren, afgewogen tegen jouw rechten.
• Toestemming: voor alles waarvoor we op geen andere rechtsgrond kunnen steunen, zoals marketing-e-mail. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

4. Met wie we je gegevens delen

We delen je gegevens alleen met de partijen die ze nodig hebben om je BV op te richten of je aanvraag te ondersteunen, en met onze eigen dienstverleners:

• De onafhankelijke Nederlandse notaris, die zijn eigen cliëntenonderzoek uitvoert, de akte opstelt en passeert, en je BV bij de KvK inschrijft en de UBO-gegevens indient.
• Vertalers en tolken, als je documenten of je gesprek met de notaris dat nodig hebben.
• Aanbieders van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) en identiteitsverificatiediensten, om het ondertekenen van de volmacht en ons eigen cliëntenonderzoek af te ronden.
• Onze IT-, hosting-, e-mail- en betaaldienstverleners, die gegevens namens ons verwerken.
• De Belastingdienst en andere Nederlandse of Britse autoriteiten, waar de wet dat vereist, bijvoorbeeld als onderdeel van je btw- of Artikel 23-aanvraag.

We verkopen je gegevens niet, en we delen ze met niemand voor hun eigen marketingdoeleinden.

5. Internationale doorgiften

Omdat onze klanten, de notaris en onze dienstverleners in verschillende landen zijn gevestigd, steken sommige van je gegevens grenzen over:

• Doorgiften tussen het Verenigd Koninkrijk en de EU/EER, bijvoorbeeld naar de notaris in Nederland, zijn gedekt door adequaatheidsbesluiten die zowel het Verenigd Koninkrijk als de EU erkennen, waardoor ze zonder extra waarborgen kunnen plaatsvinden.
• Doe je een aanvraag van buiten het Verenigd Koninkrijk of de EU/EER, bijvoorbeeld uit China, Hongkong of Turkije, dan stuur je ons als onderdeel van je aanvraag persoonsgegevens. Moeten we die gegevens vervolgens doorgeven aan een land dat het Verenigd Koninkrijk niet als adequaat beschouwt, dan zorgen we eerst voor passende contractuele waarborgen, zoals het Britse International Data Transfer Addendum bij de EU Standard Contractual Clauses (standaardcontractbepalingen).

6. Doe je een aanvraag vanuit het vasteland van China of vanuit Turkije

Doe je een aanvraag vanuit het vasteland van China, dan kan de Chinese Personal Information Protection Law (PIPL) ook van toepassing zijn op hoe je gegevens worden verwerkt en uit China worden doorgegeven. Doe je een aanvraag vanuit Turkije, dan kan de Turkse gegevensbeschermingswet (KVKK) ook van toepassing zijn. Vereist een van deze wetten een specifieke vorm van toestemming, of een andere waarborg, voordat we je gegevens mogen ontvangen of doorgeven, dan vragen we je daar als onderdeel van je aanvraag om. Dit onderdeel is algemene informatie, geen juridisch advies over jouw eigen situatie.

7. Hoe lang we je gegevens bewaren

Hoe lang we je gegevens bewaren, hangt af van waarom we ze bewaren:

• Gegevens uit cliëntenonderzoek, waaronder identiteitsdocumenten en de controles die we op je uitvoeren, gedurende vijf jaar na het einde van onze relatie met jou, zoals de Britse anti-witwasregels vereisen.
• Neem je contact met ons op, of begin je een aanvraag die geen doorgang vindt, dan verwijderen we je gegevens na 24 maanden.
• Andere gegevens, zoals onze communicatie met jou, bewaren we zo lang als we redelijkerwijs nodig hebben om onze onderneming te runnen en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Hebben we voor een categorie gegevens nog geen exacte bewaartermijn vastgesteld, dan bewaren we die alleen zo lang als nodig, en we toetsen onze bewaartermijnen regelmatig.

8. Jouw rechten

Onder de Britse AVG en, waar die van toepassing is, de Europese AVG, kun je ons vragen om inzage in je persoonsgegevens, om ze te corrigeren, te verwijderen, het gebruik ervan te beperken, of je een kopie in een overdraagbaar formaat te geven. Je kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en je toestemming op elk moment intrekken waar we daarop steunen. Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar privacy@bvform.nl. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Britse toezichthouder, de Information Commissioner's Office (ICO), via ico.org.uk. Woon je in de EU, dan kun je mogelijk ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van je eigen land.

9. Cookies

We behandelen de cookies en analytics die we gebruiken, en hoe je die kunt beheren, in ons cookiebeleid.

10. Contact met ons

We hebben geen wettelijk verplichte functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Heb je een privacyvraag of -verzoek, mail dan naar privacy@bvform.nl; we streven ernaar binnen één maand te reageren. Voor een helder overzicht van wat we doen, wat we niet doen, en wat nog aan jou is voordat je een aanvraag start, zie Voordat je begint.