Het EORI-nummer: de douane-identificatie van de EU, en hoe je er een krijgt

Wat een EORI-nummer is

EORI staat voor Economic Operators Registration and Identification. Het is het EU-brede referentienummer dat douaneautoriteiten gebruiken om een bedrijf te identificeren in elke douaneprocedure: invoeraangiften, uitvoeraangiften, doorvoer en het indienen van summiere aangiften. Eén nummer wordt erkend in alle 27 lidstaten, dus het EORI van een Nederlandse BV werkt of goederen nu aankomen in Rotterdam, Antwerpen of Hamburg.

Het systeem verving een lappendeken van nationale handelaarsnummers. Het principe is simpel: elke marktdeelnemer heeft precies één EORI binnen de EU, uitgegeven door de douaneautoriteit van de lidstaat waar hij is gevestigd. Voor een bedrijf gevestigd in Nederland is die autoriteit de Nederlandse Douane, die samenwerkt met de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel (KvK).

Wanneer je er echt een nodig hebt

Je hebt een EORI-nummer nodig zodra je bedrijf met de EU-douane te maken krijgt, met andere woorden: zodra goederen de externe grens van de EU passeren. In de praktijk betekent dat:

• Fysieke goederen importeren van buiten de EU, het klassieke geval: voorraad uit China, de VS of, na Brexit, het VK, die aankomt in een Nederlandse haven of luchthaven.
• Goederen exporteren naar landen buiten de EU, waar het EORI je als exporteur op de aangifte identificeert.
• Optreden als aangever of geadresseerde op een douanedocument, zelfs als een expediteur of douaneagent het namens jou indient, verwijst de aangifte naar jouw EORI.

Je hebt geen EORI nodig voor puur intra-EU-handel. Als je BV alleen binnen de interne markt koopt en verkoopt, worden die bewegingen afgehandeld binnen het btw-systeem (en, voor grensoverschrijdende B2C, het One Stop Shop), zonder douaneaangifte en zonder EORI. De trigger is de externe douanegrens, niet de hoeveelheid of waarde van wat je verkoopt.

EORI vs btw-nummer, het verschil

Dit is de vraag waar de meeste beginnende importeurs over struikelen, want in Nederland lijken de twee nummers bijna identiek. Ze zijn niet hetzelfde:

Voor een Nederlands bedrijf is het EORI in de praktijk het btw-nummer met de landcode NL ervoor, maar de twee worden apart beheerd. Douanesystemen lezen het EORI; het belastingsysteem leest het btw-nummer; het handelsregister bevat je KvK-nummer. Een importerende BV gebruikt doorgaans alle drie. Wil je het volledige beeld van hoe deze registraties in elkaar passen bij oprichting, dan loopt de gids voor de BV voor niet-ingezetenen de registratieketen stap voor stap door.

Hoe EORI zich verhoudt tot een Artikel 23-vergunning

Dit is waar de twee onderwerpen samenkomen, en waar oprichters die een importoperatie opbouwen de volgorde goed moeten krijgen. Artikel 23 is de Nederlandse vergunning voor uitstel van invoer-btw: in plaats van 21% btw aan de douane te betalen op het moment van invoer en die weken later terug te vragen, stel je hem uit naar je volgende periodieke btw-aangifte, waar hij tegen nul wegvalt. Op € 1 mln aan jaarlijkse import maakt dat ongeveer € 50.000 aan werkkapitaal vrij dat anders in douaneontvangsten zou vastzitten.

Het EORI-nummer ligt onder Artikel 23 als voorwaarde, niet als alternatief ervoor:

• Met het EORI kun je überhaupt goederen klaren. Zonder dat kan de douane je invoeraangifte niet verwerken, met of zonder uitstel.
• Artikel 23 verandert de cashflow van de btw op die geklaarde goederen. Het gaat ervan uit dat je al een douane-identiteit hebt om onder te importeren.
• Je hebt beide nodig om een efficiënte importoperatie te runnen: het EORI om aan te geven, de Artikel 23-vergunning om de btw uit te stellen, en een Nederlandse btw-registratie om de aangifte in te dienen waar de twee tegen elkaar wegvallen.

Vanwege deze afhankelijkheid regelen we de EORI-registratie als onderdeel van de Artikel 23-aanvraag in plaats van als een aparte klus. Het is een van de regels in die dienst. Wil je de cashflow-impact voor je eigen importvolumes berekenen, dan doet de Artikel 23-calculator het rekenwerk.

Een Nederlands EORI-nummer aanvragen

Voor een bedrijf gevestigd in Nederland is het EORI-proces gelukkig licht, omdat het meeste werk al is gedaan door je andere registraties. De route loopt via de Nederlandse Douane, die put uit het KvK-handelsregister en de Belastingdienst:

1. Schrijf de BV in bij de KvK. Met de oprichting krijg je een KvK-nummer en wordt je btw-registratie bij de Belastingdienst in gang gezet.
2. Het EORI wordt op basis van die registratie gegenereerd. In veel gevallen wordt, wanneer een Nederlandse entiteit haar eerste douaneaangifte indient, het EORI automatisch toegekend op basis van de bestaande KvK- en btw-gegevens, dus is er niets extra te doen.
3. Waar een handmatige aanvraag nodig is, bijvoorbeeld bij een entiteit die nog niet volledig in de Nederlandse registers staat, vraag je het rechtstreeks bij de Douane aan. Toekenning voor een schone, al geregistreerde entiteit duurt doorgaans enkele werkdagen (controleer de actuele doorlooptijd bij de Douane voordat je een verzenddatum vastlegt).
4. Controleer of het nummer actief is in de EORI-validatiedatabase van de EU vóór je eerste invoer, zodat een expediteur niet bij de haven wordt opgehouden door een niet-geactiveerd nummer.

Je hoeft hiervoor niet naar Nederland te reizen, de registratie is administratief en wordt op afstand afgehandeld, in lijn met de rest van het oprichtingsproces. Bekijk hoe het werkt voor de tijdlijn van begin tot eind.

Het geval van de niet-ingezetene en van buiten de EU

Als het importerende bedrijf niet in de EU is gevestigd, bijvoorbeeld een US LLC die voorraad via Rotterdam binnenbrengt, is het plaatje omslachtiger, en overlapt het sterk met de toelatingsregels voor Artikel 23:

• Een bedrijf van buiten de EU kan een EORI verkrijgen in de lidstaat waar het voor het eerst een aangifte indient, maar het kan invoer-btw doorgaans niet op eigen naam uitstellen onder Artikel 23 zonder vestiging in de EU.
• De gangbare oplossing is het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger, die de Nederlandse btw-verplichtingen afhandelt, terwijl de goederen onder een passende douane-identiteit worden aangegeven. Wij regelen algemene fiscale vertegenwoordiging via partners.
• De schonere route voor de lange termijn voor een serieus importbedrijf is het oprichten van een Nederlandse BV. Dat geeft je je eigen KvK-inschrijving, je eigen NL EORI en directe toegang tot Artikel 23 op eigen naam, zonder doorlopende vertegenwoordigingskosten.

Welke route de juiste is, hangt af van je volumes en hoe permanent de operatie is. Praat met ons over je importopzet → en we koppelen de EORI-, btw- en Artikel 23-onderdelen aan jouw situatie.

Hoe het nummer er eigenlijk uitziet

Een EU-EORI is de tweeletterige landcode van de uitgevende lidstaat gevolgd door een unieke cijferreeks. Een Nederlands EORI heeft de vorm NL gevolgd door de RSIN- of btw-cijfers van de entiteit, bijvoorbeeld NL123456789 (alleen ter illustratie). Het landvoorvoegsel vertelt de douane in de hele EU welke autoriteit het heeft uitgegeven; de cijfers koppelen het terug aan je Nederlandse registratie.

Praktisch gezien betekent dit dat je, zodra je je Nederlandse btw-nummer kent, je EORI meestal kunt voorspellen, maar je moet nog steeds bevestigen dat het is geactiveerd in de douanesystemen voordat je erop vertrouwt. De EU houdt een openbaar validatiehulpmiddel bij waar je kunt controleren of een EORI is geregistreerd en actief is.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Aannemen dat het btw-nummer alleen voldoende is. De douane heeft specifiek het EORI nodig; een expediteur kan geen goederen klaren tegen alleen een btw-nummer.
• Het tot het laatste moment uitstellen. Een opgehouden zending bij de haven is duur. Bevestig dat het EORI actief is voordat de goederen onderweg zijn, niet wanneer ze al zijn aangekomen.
• Het EORI verwarren met de Artikel 23-vergunning. Met het EORI kun je importeren; Artikel 23 stelt de btw uit op wat je importeert. Je hebt beide nodig, en ze worden apart aangevraagd.
• De GB-kant na Brexit vergeten. Je NL EORI dekt de EU-import; het klaren van goederen uit het VK kan een apart GB EORI vereisen. Bekijk de vergelijking BV vs UK Ltd voor het bredere grensoverschrijdende plaatje.
• Niet uitschrijven bij ontbinding. Als je de BV afwikkelt, moet het EORI samen met de andere registraties worden afgesloten. Onze ontbindingsgids behandelt de volledige checklist voor uitschrijving.

FAQ