1. Biz kimiz
BVform, DT Global Ventures Ltd'nin bir ticari unvanıdır; şirket İngiltere ve Galler'de 16042336 numarasıyla tescillidir. Kayıtlı ofis: 3rd Floor, 86-90 Paul Street, Londra EC2A 4NE, Birleşik Krallık. Bu politikada açıklanan kişisel verilerin veri sorumlusuyuz. Gizlilikle ilgili bizimle privacy@bvform.nl adresinden iletişime geçebilirsiniz.
2. Hangi kişisel verileri topluyoruz
- İletişim bilgileri: adınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız ve başvurduğunuz ülke.
- Kimlik ve destekleyici belgeler: pasaportunuz veya başka bir kimlik belgeniz ve adres kanıtınız; ya da tüzel kişi ortak için, bir sicil özeti, esas sözleşme, pay defteri, bir yapı şeması ve her nihai faydalanıcı için kimlik belgeleri.
- Şirket bilgileri: önerdiğiniz şirket adı, iş faaliyetinizin açıklaması ve pay bilgileri.
- Yazışmalar ve iletişim kayıtları: bize gönderdiğiniz e-postalar, form gönderimleri ve mesajlar, bizimle yaptığınız görüşmelerin notları ve noterle görüşmenizin planlanmasına ilişkin kayıtlar.
- Başvuru ilerlemesi: müşteri portalınızda takip edilen kuruluşunuzun, KDV kaydınızın ve varsa Madde 23 başvurunuzun durumu.
- Ödeme bilgileri, hizmetimiz için ödeme yaptığınızda. Kart ve banka ödemeleri ödeme hizmet sağlayıcımız tarafından işlenir; tam kart numaralarını saklamayız.
3. Verilerinizi neden işliyoruz
Birleşik Krallık GDPR'si (Birleşik Krallık Genel Veri Koruma Tüzüğü) ve, sizin için geçerli olduğu ölçüde, AB GDPR'si kapsamında şu hukuki dayanaklara güveniriz:
- Sözleşme: başvurunuzu değerlendirmek ve yürütmek için; buna kendi durum tespitimiz, noterle koordinasyon, belgelerinizin toplanması ve iletilmesi, size sunduğumuz KDV kaydı desteği ve, Madde 23 desteği ek hizmetini alırsanız, Madde 23 başvurunuzun desteklenmesi dahildir.
- Yasal yükümlülük: Birleşik Krallık'ın kara para aklamayı önleme kurallarını ve müşteri durum tespiti gerekliliklerini karşılamak için.
- Meşru menfaat: hizmetimizi güvenli tutmak, dolandırıcılığı önlemek ve süreci nasıl açıkladığımızı geliştirmek için; bunu haklarınızla dengeleriz.
- Rıza: başka bir dayanağa güvenemediğimiz her şey için, örneğin pazarlama e-postaları. Rızanızı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
4. Verilerinizi kimlerle paylaşıyoruz
Verilerinizi yalnızca BV'nizi kurmak veya başvurunuzu desteklemek için ihtiyaç duyan taraflarla ve kendi hizmet sağlayıcılarımızla paylaşırız:
- Bağımsız bir Hollanda noteri: kendi durum tespitini yapar, kuruluş senedini hazırlar ve resmen düzenler, BV'nizi KVK'ya tescil eder ve nihai faydalanıcı (UBO) bilgilerini bildirir.
- Belgeleriniz veya noterle görüşmeniz bunu gerektirdiğinde, çevirmenler ve tercümanlar.
- Vekaletnamenin imzalanmasını ve kendi kontrollerimizi tamamlamak için, nitelikli elektronik imza (QES) ve kimlik doğrulama hizmeti sağlayıcıları.
- Talimatlarımız doğrultusunda veri işleyen BT, barındırma, e-posta ve ödeme hizmet sağlayıcılarımız.
- Kanunun gerektirdiği durumlarda, örneğin KDV veya Madde 23 başvurunuzun bir parçası olarak, Belastingdienst (Hollanda Vergi Dairesi) ve diğer Hollanda veya Birleşik Krallık kamu kurumları.
Verilerinizi satmayız ve bunları başkalarının kendi pazarlama amaçlarıyla kullanması için kimseyle paylaşmayız.
5. Uluslararası veri aktarımları
Müşterilerimiz, noter ve hizmet sağlayıcılarımız farklı ülkelerde bulunduğundan, verilerinizin bir kısmı sınırları aşar:
- Birleşik Krallık ile AB/AEA arasındaki aktarımlar, örneğin Hollanda'daki notere yapılan aktarımlar, hem Birleşik Krallık hem de AB tarafından tanınan yeterlilik düzenlemeleriyle kapsanır; bu nedenle ek güvencelere gerek kalmadan gerçekleşebilir.
- Birleşik Krallık veya AB/AEA dışından, örneğin Çin, Hong Kong veya Türkiye'den başvuruyorsanız, başvurunuzun bir parçası olarak bize kişisel veri gönderirsiniz. Verileri daha sonra Birleşik Krallık'ın yeterli bir koruma düzeyi sunduğunu kabul etmediği bir ülkeye aktarmamız gerekirse, önce uygun sözleşmesel güvenceleri devreye alırız; örneğin Birleşik Krallık'ın AB Standart Sözleşme Hükümlerine eklediği Uluslararası Veri Aktarım Eki (International Data Transfer Addendum).
6. Çin anakarasından veya Türkiye'den başvuruyorsanız
Çin anakarasından başvuruyorsanız, Çin'in Kişisel Bilgilerin Korunması Kanunu (PIPL) da verilerinizin nasıl işlendiğini ve Çin dışına nasıl aktarıldığını etkileyebilir. Türkiye'den başvuruyorsanız, Türkiye'nin veri koruma kanunu (KVKK) da uygulanabilir. Bu kanunlardan biri, verilerinizi almadan veya aktarmadan önce belirli bir rıza biçimi veya başka bir güvence gerektiriyorsa, bunu başvurunuzun bir parçası olarak sizden isteriz. Bu bölüm genel bilgi niteliğindedir, kendi durumunuza ilişkin hukuki tavsiye değildir.
7. Verilerinizi ne kadar süre sakladığımız
Verilerinizi ne kadar süre sakladığımız, onları neden tuttuğumuza bağlıdır:
- Kimlik belgeleri ve sizin hakkınızda yaptığımız kontroller dahil müşteri durum tespiti kayıtları: Birleşik Krallık'ın kara para aklamayı önleme kurallarının gerektirdiği şekilde, sizinle ilişkimiz sona erdikten sonra beş yıl boyunca.
- Bir talepte bulunur veya sonuçlanmayan bir başvuru başlatırsanız, bilgilerinizi 24 ay sonra sileriz.
- Sizinle olan yazışmalarımız gibi diğer kayıtları, işimizi yürütmek ve yasal yükümlülüklerimizi karşılamak için makul olarak gerektiği sürece saklarız. Bir veri kategorisi için henüz kesin bir süre belirlemediğimiz durumlarda, onu yalnızca gerektiği kadar süre saklarız ve saklama sürelerimizi düzenli olarak gözden geçiririz.
8. Haklarınız
Birleşik Krallık GDPR'si ve, uygulandığı ölçüde, AB GDPR'si kapsamında, bizden kişisel verilerinize erişim sağlamamızı, bunları düzeltmemizi, silmemizi, kullanımımızı kısıtlamamızı veya taşınabilir bir formatta bir kopyasını vermemizi isteyebilirsiniz. Meşru menfaatlerimize dayanan işlemeye itiraz edebilir ve dayandığımız durumlarda rızanızı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz. Bu haklardan herhangi birini kullanmak için privacy@bvform.nl adresine e-posta gönderin. Yanıtımızdan tatmin olmazsanız, Birleşik Krallık'ın veri koruma otoritesi ICO'ya (Information Commissioner's Office), ico.org.uk üzerinden şikayette bulunabilirsiniz. AB'de iseniz, kendi ülkenizin veri koruma otoritesine de şikayet başvurusunda bulunabilirsiniz.
9. Çerezler
Kullandığımız çerezleri ve analitik araçları, bunları nasıl yönetebileceğinizi çerez politikamızda ele alıyoruz.
10. Bize ulaşın
Yasal olarak zorunlu bir veri koruma görevlisi atamadık. Herhangi bir gizlilik sorunuz veya talebiniz için privacy@bvform.nl adresine e-posta gönderin; bir ay içinde yanıt vermeyi hedefliyoruz. Ne yaptığımızın, ne yapmadığımızın ve başvurmadan önce sizde kalan sorumlulukların sade bir dökümü için Başlamadan önce sayfasına bakın.