Hoe het oprichten van een Nederlandse BV op afstand precies werkt.
Een onafhankelijke notaris stelt je oprichtingsakte op en passeert die; wij coördineren alles daaromheen. In het beste geval is dat ongeveer zes werkdagen vanaf een complete aanvraag; een gangbare schatting is twee tot drie weken. Elke doorlooptijd op deze pagina is een schatting, geen garantie.
Wie doet wat
Wij coördineren de oprichting; wij zijn niet de notaris. Drie partijen, drie taken.
De notaris
- Voert zijn eigen cliëntenonderzoek naar jou uit
- Stelt de akte, de statuten en de volmacht op
- Houdt een videogesprek om de volmacht toe te lichten
- Passeert de akte, registreert de BV bij de KvK en dient de UBO-gegevens in
- Levert het aandeelhoudersregister en het KvK-uittreksel
BVform
- Intake, naamcheck en ons eigen cliëntenonderzoek
- Verzamelt je documenten in het format van de notaris, met vertaling en een tolk waar nodig
- Begeleidt de QES-ondertekenflow en betaalt de notaris- en KvK-kosten
- Volgt elke stap in je klantportaal
- Ondersteunt je btw-registratie, en je Artikel 23-aanvraag als je die add-on afneemt
Jij
- Levert juiste informatie en documenten aan
- Regelt het Nederlandse vestigingsadres van de BV, voordat we beginnen
- Vraagt een QES aan en neemt deel aan het videogesprek met de notaris
- Tekent de Artikel 23-aanvraag zelf, als ondernemer, als je die add-on afneemt
- Vraagt zelf fiscaal advies over je situatie
Voordat we beginnen: je Nederlandse vestigingsadres
Één vereiste ligt volledig bij jou, voordat dag 1 begint:
Je BV heeft een Nederlands vestigingsadres nodig. Dat zouden we graag voor je regelen, maar de Nederlandse wet staat niet toe dat het kantoor dat je helpt met je btw- en Artikel 23-aanvragen ook betrokken is bij je vestigingsadres. Daarom regel je dit zelf, voordat we beginnen; dit maakt geen deel uit van onze dienstverlening.
Kijk op voordat je begint voor het volledige beeld hierover en de andere dingen die goed zijn om te weten voordat je een aanvraag doet.
Het beste geval: zes werkdagen.
Dit is een Britse solo-oprichter, één natuurlijke persoon als aandeelhouder, documenten al in het Engels. Het is het beste geval, geen belofte, en de meeste aanvragen zien er iets anders uit.
- 1 Dag 1
Aanvraag en cliëntenonderzoek
Jij
- Dien al je gegevens en documenten in
BVform
- Wij ronden ons eigen cliëntenonderzoek en de naamcheck af
- 2 Dag 2
Cliëntenonderzoek en je QES
Jij
- Vraag een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) aan
De notaris
- Voert zijn eigen cliëntenonderzoek uit en plant het gesprek met de notaris in
- 3 Dag 3
Opstellen
Jij
Niets nodig.
De notaris
- Stelt de akte, de statuten en de volmacht op
- 4 Dag 4
Videogesprek en ondertekening
Jij
- Neem deel aan het videogesprek met de notaris en teken de volmacht met je QES
De notaris
- Houdt het videogesprek en licht de volmacht toe
- 5 Dag 5
Passeren en indienen
Jij
Niets nodig.
De notaris
- Passeert de akte en dient de registratie en de UBO-gegevens in
- 6 Dag 6
Registratie
Jij
- Ontvang je KvK-uittreksel en aandeelhoudersregister
De KvK
- Verwerkt de inschrijving van de notaris
De KvK verwerkt de inschrijving van de notaris doorgaans binnen ongeveer één tot drie werkdagen, dus dag 6 is het beste geval, geen garantie. De dagen hierboven zijn werkdagen.
Een gangbare schatting: twee tot drie weken
Het beste geval hierboven gaat ervan uit dat alles meezit: documenten in het Engels, één natuurlijke persoon als aandeelhouder, geen vragen van de notaris. De meeste aanvragen duren iets langer. Een gangbare schatting is ruwweg twee tot drie weken, inclusief het verzamelen van je documenten en het regelen van vertalingen, afhankelijk van jouw situatie, de beschikbaarheid van de notaris en de verwerkingstijd bij de KvK.
Alle doorlooptijden zijn schattingen, geen garanties.
Wat voor vertraging kan zorgen
Geen van deze dingen is ongewoon. Ze liggen alleen buiten onze invloed, dus het is goed om ze vooraf te kennen.
- Documenten die niet in het Engels of Nederlands zijn, bijvoorbeeld een Chinees of Turks adresbewijs: reken op een paar extra werkdagen voor vertaling.
- Spreek je geen vloeiend Engels, dan kan de notaris een tolk verplicht stellen voor het gesprek. Wij plannen die tolk in; dit kan een paar dagen extra tijd kosten.
- Beschikbaarheid van de notaris en feestdagen.
- Extra vragen uit het eigen onderzoek van de notaris, bijvoorbeeld over de herkomst van middelen.
- Meerdere aandeelhouders: iedereen doorloopt identiteitscontroles en een QES.
- Rechtspersoon als aandeelhouder: bedrijfsdocumenten, bevestiging dat de ondertekenaar bevoegd is, identificatie van elke uiteindelijk belanghebbende, en in sommige rechtsgebieden, bijvoorbeeld China en Turkije, documenten die door een lokale notaris zijn gecertificeerd met een apostille. Dit kan dagen tot weken toevoegen.
- Verwerkingstijd bij de KvK.
- Vragen van de Belastingdienst over je btw-registratie.
- Postbezorging: de KvK en de Belastingdienst sturen brieven per post naar het Nederlandse vestigingsadres van je BV.
Twee manieren om de aandelen te houden
Wat we vragen, en hoe het ondertekenen werkt, hangt af van of een natuurlijk persoon of een rechtspersoon de aandelen houdt.
Een of meer natuurlijke personen als aandeelhouder
- Paspoort
- Adresbewijs
- Een beschrijving van je bedrijfsactiviteit
- Aandelendetails (wie houdt wat)
- Elke aandeelhouder tekent met zijn eigen QES
Rechtspersoon als aandeelhouder
- Uittreksel uit het handelsregister of bewijs van oprichting
- Statuten
- Aandeelhoudersregister
- Een structuuroverzicht, tot op het niveau van de natuurlijke personen
- Bevestiging dat de ondertekenaar bevoegd is, bijvoorbeeld een bestuursbesluit
- Identiteitsdocumenten voor elke uiteindelijk belanghebbende
- De bevoegde ondertekenaar tekent met zijn eigen QES, na het videogesprek met de notaris
Gewone scans worden geaccepteerd. Een certificering door een lokale notaris met een apostille is alleen nodig als terugvaloptie, of voor bedrijfsdocumenten waar het rechtsgebied van de aandeelhouder dit vereist, wat onder meer voor China en Turkije kan gelden.
Ondertekenen: een QES, plus een videogesprek met de notaris
Elke oprichter tekent de volmacht met een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): een wettelijk erkende elektronische handtekening onder de Europese eIDAS-verordening, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener na een identiteitscontrole. Voordat je tekent, neem je deel aan een kort videogesprek met de notaris, die toelicht wat je tekent. Wij begeleiden je bij het aanvragen van een QES; we verkopen of adviseren geen specifieke aanbieder.
Alleen als terugvaloptie: certificering door een lokale notaris met een apostille.
Btw, EORI, Artikel 23: in de juiste volgorde.
In het beste geval is je BV op dag 6 geregistreerd. Een paar dingen lopen daarna op het eigen tempo van de Belastingdienst en de Douane. Hier zijn ze, op volgorde.
Btw-nummer
De KvK geeft je registratie automatisch door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt of je BV btw-ondernemer is, en stuurt het btw-identificatienummer en het omzetbelastingnummer normaal gesproken per post binnen twee weken na de KvK-inschrijving. Het kan langer duren als de Belastingdienst vragen stelt. Een btw-nummer is niet gegarandeerd; de Belastingdienst kan vragen stellen, meer tijd nemen, of een aanvraag afwijzen als er geen bewijs van echte bedrijfsactiviteit is.
EORI-nummer
Gratis, en afgeleid van het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) van je BV, dat wordt toegekend bij de KvK-inschrijving. Als een expediteur of douane-agent voor jou aangiften doet, wat gebruikelijk is voor importeurs, vraagt je BV het EORI-nummer aan via het aanvraagformulier van de Douane. Dat kan direct na de oprichting, parallel aan de btw-registratie in plaats van erna. We noemen geen verwerkingstijd, omdat die afhangt van de Douane. Zie onze gids over het EORI-nummer.
Artikel 23
Aangevraagd zodra je btw-nummer en omzetbelastingnummer zijn uitgegeven, met bewijs van regelmatige invoer. Het is uitstel: je stelt de invoer-btw uit naar je btw-aangifte in plaats van die aan de grens te betalen, geen vrijstelling. De Belastingdienst beslist binnen acht weken, en goedkeuring is niet gegarandeerd. Het is een add-on van € 995 excl. btw bij elk pakket, inclusief hulp bij de EORI-aanvraag.
eHerkenning (niveau EH3)
De zakelijke inlogmethode die de bestuurder gebruikt voor het onlineportaal van de Belastingdienst. Dit regel je zelf; wij verkopen of regelen het niet.
Als de notaris je afwijst
Vragen over hoe het verloopt.
In het beste geval kan een Britse solo-oprichter met één natuurlijke persoon als aandeelhouder en documenten die al in het Engels zijn, binnen ongeveer zes werkdagen geregistreerd zijn. Een gangbare schatting is ruwweg twee tot drie weken, inclusief het verzamelen van je documenten en het regelen van vertalingen. Alle doorlooptijden zijn schattingen, geen garanties.
Nee. Je tekent de volmacht met een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), na een kort videogesprek met de notaris. Een certificering door een lokale notaris met een apostille wordt alleen gebruikt als terugvaloptie, of waar een rechtsgebied dit vereist voor bedrijfsdocumenten.
Een QES is een gekwalificeerde elektronische handtekening onder de Europese eIDAS-verordening, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener na een identiteitscontrole. Wij begeleiden je bij de ondertekenflow; we verkopen of adviseren geen specifieke aanbieder.
Dat hangt af van wie de aandelen houdt. Een natuurlijke persoon als aandeelhouder heeft een paspoort, adresbewijs, een beschrijving van je bedrijfsactiviteit en aandelendetails nodig. Een rechtspersoon als aandeelhouder heeft een uittreksel uit het handelsregister, statuten, een aandeelhoudersregister, een structuuroverzicht, bevestiging dat de ondertekenaar bevoegd is, en identiteitsdocumenten voor elke uiteindelijk belanghebbende nodig.
De Belastingdienst beslist over je btw-nummer, normaal gesproken binnen twee weken per post. Je EORI-nummer kan parallel worden aangevraagd, op basis van het RSIN van je BV. Zodra je btw-nummer en omzetbelastingnummer zijn uitgegeven, kun je Artikel 23 aanvragen als je regelmatig importeert. Niets hiervan is gegarandeerd, en elke stap hangt af van het eigen tempo van de betreffende instantie.
Nee. Artikel 23 wordt aangevraagd zodra je btw-nummer en omzetbelastingnummer zijn uitgegeven, en dat gebeurt na de oprichting, niet op het moment van registratie zelf. Het vereist bewijs van regelmatige invoer, en de Belastingdienst beslist binnen acht weken; goedkeuring is niet gegarandeerd.
Als de notaris je afwijst na zijn eigen cliëntenonderzoek, krijg je een volledige terugbetaling minus € 145 administratiekosten en eventuele kosten van derden die je vooraf had goedgekeurd, zoals vertalingen of een QES-certificaat. Als je annuleert voordat we de notaris hebben ingeschakeld, is het een volledige terugbetaling minus de € 145 kosten. Zodra de akte is gepasseerd, is er geen terugbetaling.
Klaar om je aanvraag te starten?
Pakketten beginnen bij € 1.295 excl. btw, met notariskosten en KvK-registratiekosten inbegrepen. In het beste geval ongeveer zes werkdagen; doorgaans twee tot drie weken, inclusief het verzamelen van je documenten en het regelen van vertalingen. Alle doorlooptijden zijn schattingen, geen garanties.