Antwoorden voor oprichters van buiten de EU die een Nederlandse BV oprichten.

Voor oprichters en bedrijven van buiten de EU, vooral uit het Verenigd Koninkrijk, China, Hongkong en Turkije, die een Nederlandse BV oprichten om in de EU te verkopen of goederen in te voeren. De meesten zijn solo-oprichters in e-commerce; sommigen zijn mede-oprichters, en sommigen laten een moederbedrijf als aandeelhouder optreden.

Nu niet. BVform is opgezet rond oprichters van buiten de EU en de coördinatie die daarbij hoort, zoals QES-ondertekening van de volmacht. We bieden geen apart traject voor oprichters die in de EU wonen.

Nee. Een onafhankelijke Nederlandse notaris stelt de oprichtingsakte, de statuten en de volmacht op en passeert de akte, en is daarvoor juridisch verantwoordelijk. Wij coördineren alles daaromheen.

Het houdt je oprichting bij, geeft je een beveiligde documentenkluis, en toont de status van je btw-registratie en, als je de add-on hebt genomen, je Artikel 23-aanvraag. Zodra je BV actief is, houdt ze de boekhouding bij en dient ze de jaarrekening in, wat een accountant doorgaans verzorgt.

Ja. Eén oprichter die alle aandelen houdt en als enig bestuurder optreedt, valt onder het pakket Natuurlijk persoon als aandeelhouder.

Je paspoort, een adresbewijs, een beschrijving van je bedrijfsactiviteit, en gegevens over de aandelenverdeling: wie welk deel houdt. Gewone scans worden geaccepteerd.

Een uittreksel uit het handelsregister of een oprichtingsbewijs, de statuten van het bedrijf, het aandeelhoudersregister, een structuurschema tot aan de natuurlijke personen erachter, bevestiging dat de ondertekenaar bevoegd is (bijvoorbeeld een bestuursbesluit), en identiteitsdocumenten van elke uiteindelijk belanghebbende (UBO).

Meestal niet; voor de meeste documenten worden gewone scans geaccepteerd. Een certificering door een lokale notaris met apostille is alleen nodig als terugvaloptie, of voor bedrijfsdocumenten waar het rechtsgebied van de aandeelhouder dat vereist, bijvoorbeeld in China en Turkije.

Ja. Twee tot 4 natuurlijke personen als aandeelhouder gebruiken ons pakket Meerdere aandeelhouders; bij 5 of meer neem je contact met ons op voor een vaste offerte. Elke aandeelhouder doorloopt zijn eigen identiteitscontrole en vraagt zijn eigen QES aan, en als meer mensen dat tegelijk doorlopen, kan dat iets meer tijd kosten.

Met een QES (gekwalificeerde elektronische handtekening), plus een videogesprek met de notaris waarin wordt toegelicht wat je ondertekent. Dat is de standaardroute voor elke oprichter, natuurlijk persoon of rechtspersoon. Certificering door een lokale notaris met apostille wordt alleen gebruikt als terugvaloptie, of waar een rechtsgebied dit vereist voor bedrijfsdocumenten.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) onder de EU eIDAS-verordening, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener na verificatie van je identiteit. We begeleiden je door de ondertekenflow, maar verkopen of adviseren geen specifieke aanbieder.

Spreek je geen vloeiend Engels, dan kan de notaris een tolk verplicht stellen voor het gesprek. Wij plannen die tolk in; dit kan een paar dagen extra tijd kosten.

In het beste geval ongeveer zes werkdagen (een schatting, geen garantie). Een solo-oprichter uit het VK die als natuurlijk persoon alle aandelen houdt en documenten die al in het Engels zijn, levert op dag 1 alles aan; dan ronden wij ons cliëntenonderzoek en de naamcontrole af. Op dag 2 voert de notaris zijn eigen controles uit en wordt het ondertekeningsgesprek ingepland, en vraag je je QES aan. Op dag 3 stelt de notaris de akte, de statuten en de volmacht op. Op dag 4 onderteken je de volmacht met je QES tijdens een videogesprek met de notaris. Op dag 5 passeert de notaris de akte en dient hij de registratie in. En op dag 6 is de BV geregistreerd en is het KvK-uittreksel afgegeven. De KvK verwerkt de inschrijving van een notaris doorgaans binnen ongeveer één tot drie werkdagen.

Ruwweg twee tot drie weken, inclusief het verzamelen van je documenten en het regelen van vertalingen. Alle doorlooptijden zijn schattingen, geen garanties, en hangen af van jouw situatie, de beschikbaarheid van de notaris en de verwerkingstijd bij de KvK.

Documenten die niet in het Engels of Nederlands zijn, zoals een Chinees of Turks adresbewijs, waarvoor een paar extra werkdagen vertaaltijd nodig zijn; een tolk als je geen vloeiend Engels spreekt; de beschikbaarheid van de notaris en feestdagen; extra vragen uit het eigen cliëntenonderzoek van de notaris, bijvoorbeeld over de herkomst van middelen; meerdere aandeelhouders, omdat elke persoon zijn eigen identiteitscontrole en QES doorloopt; een rechtspersoon als aandeelhouder, wat kan betekenen: bedrijfsdocumenten, bevestiging van tekenbevoegdheid, identificatie van elke UBO en, in sommige rechtsgebieden, een certificering door een lokale notaris met apostille; de verwerkingstijd bij de KvK; vragen van de Belastingdienst over je btw-registratie; en postbezorging, omdat de KvK en de Belastingdienst brieven per post naar het Nederlandse vestigingsadres van je BV sturen.

€ 1.295 excl. btw voor een natuurlijk persoon als aandeelhouder, € 1.495 excl. btw voor meerdere aandeelhouders (2 tot 4; 5 of meer op vaste offerte), of € 2.495 excl. btw als een rechtspersoon de aandelen houdt. Bij alle drie zijn de notariskosten en de KvK-registratiekosten inbegrepen. Artikel 23-ondersteuning is een add-on van € 995 excl. btw bij elk pakket.

Eén natuurlijk persoon als aandeelhouder heeft ons pakket Natuurlijk persoon als aandeelhouder nodig. Twee tot 4 natuurlijke personen als aandeelhouder vallen onder Meerdere aandeelhouders (5 of meer: neem contact met ons op voor een vaste offerte). Houdt een rechtspersoon de aandelen, dan is dat ons pakket Rechtspersoon als aandeelhouder.

Ja. Wij betalen de notaris rechtstreeks, en de KvK-registratiekosten zitten in je pakketprijs; voor geen van beide moet je zelf iets extra regelen.

Nee. Prijzen worden excl. btw weergegeven. Britse btw geldt voor klanten in het Verenigd Koninkrijk en voor particulieren die niet namens een bedrijf handelen. Bedrijven buiten het Verenigd Koninkrijk vallen doorgaans buiten het toepassingsgebied van de Britse btw.

Je BV heeft een Nederlands vestigingsadres nodig. Dat zouden we graag voor je regelen, maar de Nederlandse wet staat niet toe dat het kantoor dat je helpt met je btw- en Artikel 23-aanvragen ook betrokken is bij je vestigingsadres. Daarom regel je dit zelf, voordat we beginnen; dit maakt geen deel uit van onze dienstverlening. Je hebt ook een zakelijke bankrekening nodig. Hebben je bedrijfsdocumenten een certificering door een lokale notaris of een apostille nodig, dan is dat inbegrepen in het pakket Rechtspersoon als aandeelhouder.

Nee. Je BV heeft een Nederlands vestigingsadres nodig. Dat zouden we graag voor je regelen, maar de Nederlandse wet staat niet toe dat het kantoor dat je helpt met je btw- en Artikel 23-aanvragen ook betrokken is bij je vestigingsadres. Daarom regel je dit zelf, voordat we beginnen; dit maakt geen deel uit van onze dienstverlening.

Nee. Een btw-nummer is niet gegarandeerd; de Belastingdienst kan vragen stellen, meer tijd nemen, of een aanvraag afwijzen als er geen bewijs van echte bedrijfsactiviteit is. We beoordelen je voorgestelde activiteit voordat je een verplichting aangaat, en geven je een eerlijk beeld van hoe het ervoor staat.

Het beoordelen van je voorgestelde omschrijving van de bedrijfsactiviteit vóór de oprichting; een eerlijk beeld van hoe waarschijnlijk btw-registratie op die basis is; hulp bij het documenteren van echte economische activiteit; en het voorbereiden van je reacties als de Belastingdienst vragen stelt, wat een veelvoorkomende oorzaak van vertraging is. We hebben geen invloed op de beslissing van de Belastingdienst.

Het verkopen van goederen aan klanten, inclusief e-commerce, het invoeren en distribueren van producten, en het verlenen van diensten tegen betaling, als je dit kunt onderbouwen met bijvoorbeeld leveranciersovereenkomsten, klantcontracten of orders, fulfilment- of logistieke overeenkomsten, of een actieve website. Vage of algemene omschrijvingen van de activiteit, geen bewijs van de beoogde activiteit, en puur passieve holdingactiviteit leiden vaak tot vragen of afwijzing; een pure holding is over het algemeen geen btw-ondernemer.

Het stelt de invoer-btw uit naar je periodieke btw-aangifte, in plaats van dat je die betaalt bij de grens wanneer je goederen door de douane gaan. De btw blijft verschuldigd; die wordt aangegeven en verrekend op dezelfde aangifte, in plaats van vooraf betaald en later teruggevraagd, dus het is een echt kasstroomvoordeel, geen btw-besparing.

Zodra je btw-nummer en omzetbelastingnummer zijn uitgegeven, nooit al tijdens de oprichting zelf. De BV moet in Nederland zijn gevestigd, regelmatig goederen van buiten de EU invoeren, een gescheiden administratie van invoer-btw bijhouden, en maandelijks of per kwartaal btw-aangifte doen; bedrijven onder de kleineondernemersregeling (KOR) komen niet in aanmerking. Wij bereiden de aanvraag en het bewijspakket voor; jij ondertekent die zelf als ondernemer. Heb je al getekende leveranciersorders, dan kun je al aanvragen vóór je eerste invoer, wat de Belastingdienst aanraadt.

Nee. De Belastingdienst beslist binnen acht weken, en goedkeuring is niet gegarandeerd. Bewijs van regelmatige invoer, zoals orderbevestigingen, inkoopfacturen of invoerdocumenten, ondersteunt de aanvraag.

Je douane-identiteit, uitgegeven door de Douane, los van je btw-nummer. Het is gratis en gebaseerd op het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) van je BV, dat wordt uitgegeven bij de KvK-registratie. Doet een expediteur of douane-agent de aangiften voor je, wat gebruikelijk is voor importeurs, dan vraag je het aan via het EORI-aanvraagformulier van de Douane; dit kan direct na de oprichting lopen, parallel aan de btw-registratie. We noemen geen doorlooptijd, omdat dat van de Douane afhangt. Hulp bij de EORI-aanvraag is inbegrepen in onze Artikel 23-ondersteuning.

Terwijl je eigen Artikel 23-aanvraag bij de Belastingdienst ligt, kunnen sommige expediteurs en douane-agenten optreden als beperkt fiscaal vertegenwoordiger onder hun eigen Artikel 23-vergunning, waardoor invoer-btw in de tussentijd mogelijk wordt uitgesteld in plaats van aan de grens betaald. Wij noemen of adviseren geen specifieke aanbieder; vraag je expediteur of zij dit aanbieden.

Niet per se. Een BV die naar Nederlands recht is opgericht, wordt vanwege die oprichting voor de Nederlandse vennootschapsbelasting als fiscaal inwoner van Nederland behandeld. Maar als de BV feitelijk vanuit een ander land wordt geleid, kan dat land de BV ook als fiscaal inwoner beschouwen, en belastingverdragen kunnen de fiscale woonplaats toewijzen aan het land waar de leiding feitelijk wordt uitgeoefend. Dat kan tot dubbele belasting leiden, of tot het verlies van voordelen waarop je had gerekend. Waar de bestuurders daadwerkelijk beslissingen nemen, doet er dus toe. Vraag daarom fiscaal advies over je eigen situatie.

Traditionele Nederlandse banken wijzen BV's van buitenlandse oprichters zonder lokale substance vaak af. Niet-ingezeten oprichters gebruiken in plaats daarvan vaak een zakelijke rekening bij een fintech- of EMI-aanbieder. Wij doen geen bankintroducties.

Annuleer je voordat we de notaris opdracht geven, dan krijg je een volledige terugbetaling minus € 145 administratiekosten. Wijst de notaris je af na zijn eigen cliëntenonderzoek, dan krijg je een volledige terugbetaling minus de € 145 administratiekosten en eventuele kosten van derden die je vooraf had goedgekeurd, zoals vertalingen of een QES-certificaat. Zodra de akte is gepasseerd, is er geen terugbetaling meer mogelijk.

We verzamelen wat nodig is om je oprichting af te ronden en delen dit met betrokkenen zoals de notaris, vertalers, tolken, en de QES- en identiteitsverificatie-aanbieders die erbij betrokken zijn, plus autoriteiten waar wettelijk verplicht. We bewaren cliëntenonderzoeksdossiers zo lang als de anti-witwasregels vereisen. Volledige details, inclusief bewaartermijnen en internationale doorgifte, staan in ons privacybeleid.