Een apostille is een gestandaardiseerde overheidsstempel, ontstaan uit het Haags Apostilleverdrag van 1961, die de handtekening of het zegel van een openbaar functionaris, zoals een notaris, waarmerkt, zodat een document in een ander aangesloten land wordt erkend. Voor de meeste oprichters van een Nederlandse BV maakt dit geen deel meer uit van het proces: de standaardmanier om je volmacht te tekenen is een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), samen met een videogesprek met de Nederlandse notaris. Een apostille is nog relevant als terugvaloptie, en voor documenten van een rechtspersoon als aandeelhouder in sommige rechtsgebieden, bijvoorbeeld China en Turkije.
Wat een apostille is
Een apostille is een certificaat dat het ene land aan een openbaar document hecht, zodat een ander land het als echt erkent. Hij is ontstaan uit het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, ondertekend in 1961, waarbij inmiddels de meeste landen zijn aangesloten. Vóór het verdrag betekende erkenning van een document in het buitenland een hele keten van consulaire stempels; de apostille verving dat door één gestandaardiseerd certificaat dat elk aangesloten land erkent.
Cruciaal is dat een apostille de functionaris waarmerkt, niet de inhoud. Wordt een document getekend of gewaarmerkt bij een lokale notaris, dan bevestigt de apostille dat die notaris echt en bevoegd is, zodat de Nederlandse notaris aan de andere kant op zijn handtekening en zegel kan vertrouwen. Hij staat niet in voor wat het document zegt of voor het rechtsgevolg van een handtekening; dat blijft een zaak van het onderliggende document en het recht dat daarop van toepassing is.
De standaard tekenroute nu: QES en een videogesprek
Voor elke oprichter, waar je ook zit, teken je je volmacht met een gekwalificeerde elektronische handtekening (een QES, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienst na identiteitsverificatie onder de Europese eIDAS-verordening), gevolgd door een kort videogesprek met de Nederlandse notaris, die de volmacht toelicht voordat je tekent. Bij deze route is er geen lokale notaris en geen apostille nodig: je identiteit wordt elektronisch geverifieerd en tijdens het gesprek nog eens bevestigd.
Dit maakt een volledig op afstand opgerichte BV mogelijk voor natuurlijke personen als aandeelhouder. Gewone scans van je paspoort en adresbewijs worden geaccepteerd; niets hoeft door een buitenlandse notaris te worden gestempeld. Voor de details over het document zelf en hoe de ondertekenflow werkt, zie onze gids over de volmacht.
Wanneer je nog een apostille nodig hebt
De QES-en-videogesprek-route hierboven is het standaardpad, maar een apostille (of, als je land niet bij het verdrag is aangesloten, consulaire legalisatie) komt nog in twee situaties voor:
- Als terugvaloptie. Is QES-ondertekening voor jou echt niet praktisch, bijvoorbeeld omdat er bij jou niet eenvoudig een gekwalificeerde vertrouwensdienst beschikbaar is, dan is tekenen bij een lokale notaris en die handtekening laten apostilleren de alternatieve route.
- Voor documenten van een rechtspersoon als aandeelhouder. Houdt een onderneming de aandelen, dan vereisen sommige rechtsgebieden, bijvoorbeeld China en Turkije, dat je uittreksel uit het handelsregister, statuten, aandeelhoudersregister en bevestiging van tekenbevoegdheid eerst door een lokale notaris worden gewaarmerkt en geapostilleerd voordat de Nederlandse notaris erop kan vertrouwen. Dit kan dagen tot weken toevoegen; zie hoe het werkt voor hoe dat naast de rest van de tijdlijn staat.
Buiten die twee gevallen heb je als natuurlijk persoon als aandeelhouder over het algemeen helemaal geen apostille nodig. Onze pagina voordat je begint zet de volledige documentenlijst uiteen voor zowel natuurlijke personen als een rechtspersoon als aandeelhouder.
Zodra we je aandeelhoudersstructuur en land kennen, vertellen we je of een apostille of consulaire legalisatie op jouw documenten van toepassing is, zodat er niets te gissen valt. Bekijk wat er inbegrepen is →
Welke instantie hem afgeeft
Heb je toch een apostille nodig, of het nu als terugvalroute is of voor documenten van een rechtspersoon, dan is er geen wereldwijd loket. Je apostilleert in het land waar het document is getekend of gewaarmerkt, via de aangewezen bevoegde autoriteit van dat land. Een paar voorbeelden die relevant zijn voor onze oprichters:
| Land | Gebruikelijke afgevende instantie |
|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | FCDO Legalisation Office |
| China (vasteland) | Ministry of Foreign Affairs, of een geautoriseerd lokaal Foreign Affairs Office |
| Hongkong | The High Court of the HKSAR (Registrar) |
| Turkije | Het kantoor van de provincie- of districtsgouverneur (Valilik / Kaymakamlık), voor administratieve en notariële documenten |
Namen en het precieze proces kunnen veranderen, dus controleer de actueel aangewezen instantie op de lijst van bevoegde autoriteiten van de Haagse Conferentie (HCCH) voor jouw land voordat je een afspraak boekt. Teken je een document in een ander land dan waar je woont, dan apostilleer je in het land van ondertekening, niet in je land van verblijf.
Hoe lang het duurt
Is de apostilleroute op jou van toepassing, dan verschilt de doorlooptijd sterk per land en per route die je kiest, en dit ligt buiten onze invloed:
- Post- of standaarddienst. Veel instanties verwerken per post of via online indiening; dit kan variëren van een paar werkdagen tot enkele weken (controleer de actuele doorlooptijd voor jouw land voordat je erop rekent).
- Premium of versnelde balie-service. Sommige instanties, en particuliere legalisatiebureaus, bieden tegen een meerprijs een snellere inloop- of koeriersdienst.
- Afhandeling door een bureau. Een gespecialiseerd legalisatiebureau kan een document voor je ophalen, apostilleren en koerieren; dit kost meer, maar kan tijd besparen bij een krappe planning.
Zie dit als een startpunt, niet als een belofte. Is deze route op jou van toepassing, bijvoorbeeld omdat een rechtspersoon de aandelen houdt in een rechtsgebied dat dit vereist, dan is dit een van de dingen die dagen tot weken aan de totale tijdlijn kunnen toevoegen; zie hoe het werkt voor het beste geval en de gebruikelijke schatting, en wat verder nog tijd kan toevoegen.
Waar hij past in het proces, als je hem nodig hebt
Is de apostille- of consulaire-legalisatieroute op jou van toepassing, dan is dit waar hij past:
- De notaris stelt de volmacht op (en, voor een rechtspersoon als aandeelhouder, legt vast wat hij moet bevestigen over tekenbevoegdheid en uiteindelijk belanghebbenden).
- Je tekent bij een lokale notaris in plaats van met een QES, waar dat het pad is dat op jou van toepassing is.
- Je laat het getekende document apostilleren, of regelt consulaire legalisatie als je land niet bij het verdrag is aangesloten, zodat de Nederlandse notaris kan vertrouwen op de waarmerking van de lokale functionaris.
- De Nederlandse notaris passeert de akte zodra hij alles heeft wat hij nodig heeft, en schrijft de BV daarna in bij de KvK en meldt de UBO-gegevens.
Niets hiervan vraagt een reis naar Nederland zelf; de apostille- of legalisatiestap vindt plaats in je eigen land, en de rest van het proces blijft op afstand, net als de rest van de oprichting. Zie onze gids voor oprichters van buiten de EU voor hoe dit in het bredere plaatje past.
Als je land niet bij het verdrag is aangesloten
Een handvol landen is niet aangesloten bij het Haags Apostilleverdrag. Wordt een document in een van die landen getekend, dan is een apostille simpelweg niet beschikbaar, en is de terugvaloptie in plaats daarvan consulaire legalisatie: het document wordt gewaarmerkt door je lokale autoriteiten en je ministerie van buitenlandse zaken, en daarna gestempeld door de Nederlandse ambassade of het consulaat dat jouw land bestrijkt. Daartussen kan nog een extra stap bij een notaris of kamer van koophandel zitten.
Consulaire legalisatie is over het algemeen trager en duurder dan een apostille, soms wekenlang, dus zit je in deze situatie, begin er dan zo vroeg mogelijk mee. We bevestigen welke route van toepassing is, apostille of consulair, zodra we je land en aandeelhoudersstructuur kennen.
Veelgemaakte fouten die tijd kosten
- Apostilleren terwijl een QES had volstaan. Controleer of de QES-en-videogesprek-route voor jou werkt voordat je een proces met een lokale notaris en apostille start dat je eigenlijk niet nodig hebt.
- Het verkeerde document apostilleren. Geldt de terugvalroute voor jou, dan teken je de volmacht die de Nederlandse notaris opstelt bij je lokale notaris en apostilleer je die, niet een algemene brief die je zelf hebt geschreven.
- Apostilleren in het verkeerde land. De apostille moet worden afgegeven waar het document is getekend of gewaarmerkt; tekenen in het ene land en in een ander land proberen te apostilleren werkt niet.
- Het tot het laatst laten liggen, waar het wel van toepassing is. Voor een rechtspersoon als aandeelhouder in een rechtsgebied dat dit vereist, is dit meestal de stap die het langst duurt, dus begin er vroeg mee in plaats van het als bijzaak te behandelen.
- Ervan uitgaan dat je land bij het verdrag is aangesloten. Controleer dit voordat je je planning op een apostille bouwt; een niet-aangesloten land heeft in plaats daarvan de tragere consulaire route nodig.
- Een verouderd document. De notaris wil een redelijk recent document, dus hergebruik geen oud geapostilleerd certificaat uit een eerdere zaak.
Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies. Regels en tarieven veranderen; controleer de actuele stand van zaken en vraag advies over je eigen situatie voordat je iets ondernemt.
FAQ
Voor de meeste natuurlijke personen als aandeelhouder niet. De standaardmanier om je volmacht te tekenen is een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), samen met een videogesprek met de Nederlandse notaris, voor elke oprichter waar je ook zit. Een apostille is alleen nodig als terugvaloptie als QES-ondertekening voor jou niet praktisch is, of voor documenten van een rechtspersoon als aandeelhouder: sommige rechtsgebieden, bijvoorbeeld China en Turkije, vereisen dat je registerdocumenten en tekenbevoegdheid eerst door een lokale notaris worden gewaarmerkt en geapostilleerd.
Hij waarmerkt de bevoegdheid van de functionaris die het document heeft getekend of bezegeld, bijvoorbeeld een lokale notaris die jouw handtekening heeft gelegaliseerd of een bedrijfsdocument heeft gewaarmerkt. Hij valideert niet de inhoud van het document zelf, alleen dat de notaris of functionaris echt en bevoegd is.
Dat hangt af van je land. Meestal is het het ministerie van buitenlandse zaken of een aangewezen bevoegde autoriteit: de FCDO in het VK, het Ministry of Foreign Affairs (of een geautoriseerd lokaal Foreign Affairs Office) in vasteland-China, de High Court van de HKSAR in Hongkong, en het kantoor van de provinciegouverneur (Valilik) in Turkije. Raadpleeg de lijst van bevoegde autoriteiten van de Haagse Conferentie (HCCH) voor jouw land, en controleer de actueel aangewezen instantie voordat je een afspraak boekt.
Dan is een apostille niet beschikbaar en heb je in plaats daarvan consulaire legalisatie nodig: het document wordt gewaarmerkt via je ministerie van buitenlandse zaken en daarna gestempeld door de Nederlandse ambassade of het consulaat. Dit is over het algemeen trager en duurder, dus reken op extra tijd. Zodra we je land en aandeelhoudersstructuur kennen, vertellen we je welke route van toepassing is.
De volmacht wordt opgesteld door de Nederlandse notaris, meestal tweetalig of in het Engels, dus met dat document zit het goed zoals het is. Een ondersteunend document van een rechtspersoon dat niet in het Engels of Nederlands is, bijvoorbeeld een oprichtingscertificaat, heeft naast de apostille mogelijk een beëdigde vertaling nodig; we melden dit vooraf en regelen de vertaling.
Een apostille zelf verloopt niet, maar de notaris wil dat het onderliggende document, zoals een volmacht of bestuursbesluit, redelijk recent is. In de praktijk apostilleer je een vers document voor de oprichting in plaats van een oud certificaat te hergebruiken.
Niet zeker of je documenten een apostille nodig hebben? Vertel ons je aandeelhoudersstructuur en land, en we brengen het voor je in kaart. Neem contact met ons op →