Een apostille is een gestandaardiseerde overheidsstempel, in het leven geroepen door het Haags Apostilleverdrag van 1961, die de handtekening of het zegel van een openbaar functionaris (zoals een notaris) waarmerkt zodat een document in een ander aangesloten land wordt erkend. Voor een Nederlandse BV apostilleer je de volmacht die je bij je lokale notaris tekent, waarmee de Nederlandse notaris jouw oprichtingsakte kan passeren zonder dat je hoeft te reizen. Oprichters binnen de EU kunnen dit overslaan via een video-notarissessie.
Wat is een apostille?
Een apostille is een certificaat dat het ene land aan een openbaar document hecht zodat een ander land het als echt aanvaardt. Hij is in het leven geroepen door het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, ondertekend in 1961, dat inmiddels ruim 120 verdragsstaten kent. Vóór het verdrag betekende een document in het buitenland erkend krijgen een hele keten van consulaire stempels; de apostille verving dat door één gestandaardiseerd certificaat dat elk aangesloten land erkent.
Cruciaal: een apostille waarmerkt de functionaris, niet de inhoud. Wanneer je een volmacht tekent bij je lokale notaris, bevestigt de apostille dat die notaris echt en bevoegd is, zodat de Nederlandse notaris aan de andere kant op zijn handtekening en zegel kan vertrouwen. Hij staat niet in voor wat het document zegt of voor het rechtsgevolg van jouw handtekening; dat blijft een zaak van het onderliggende document en het recht dat erop van toepassing is.
Waarom een buitenlands document er een nodig heeft
Een Nederlandse notaris kan de stempel van een buitenlandse notaris niet zomaar voor waar aannemen. Wereldwijd bestaan er honderden notariële stelsels, en een Nederlandse functionaris kan een stempel uit, zeg, Lagos of São Paulo onmogelijk op het oog verifiëren. De apostille lost dat op: de aangewezen autoriteit van het land van afgifte bevestigt dat de ondertekenende functionaris in zijn register staat, en omdat elk verdragsland de apostille van elk ander lid erkent, kan de Nederlandse notaris er direct op vertrouwen.
Specifiek voor het oprichten van een vennootschap is dit wat een volledig op afstand opgerichte BV mogelijk maakt. In plaats van naar Nederland te vliegen om de akte persoonlijk te tekenen, teken je thuis een volmacht, laat je die apostilleren en stuur je de scan op. De apostille is de brug die jouw in eigen land gezette handtekening rechtskracht geeft tegenover de Nederlandse notaris. Weeg je het bredere oprichtingsproces op afstand af, dan loopt onze gids voor de BV voor niet-ingezetenen de volledige planning door.
Welke instantie een apostille afgeeft
Elk verdragsland wijst een of meer "bevoegde autoriteiten" aan om apostilles af te geven. Er is geen enkel wereldwijd loket; je apostilleert in het land waar het document is getekend, via de aangewezen instantie van dat land. Bijna altijd is dat het ministerie van buitenlandse zaken of een aan een rechtbank verbonden autoriteit. Een paar veelvoorkomende voorbeelden:
| Land | Gebruikelijke afgevende instantie |
|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | FCDO Legalisation Office |
| Verenigde Staten | State Secretary of State, of het US State Department voor federale documenten |
| India | Ministry of External Affairs (vaak via een regionaal uitbestedingscentrum) |
| VAE | Ministry of Foreign Affairs |
| Australië | DFAT |
| Zuid-Afrika | DIRCO, of de High Court |
De precieze instantie en haar naam kunnen veranderen, dus controleer welke autoriteit nu is aangewezen op de lijst van bevoegde autoriteiten van de Haagse Conferentie (HCCH) voor jouw land (controleer de huidige aangewezen instantie voordat je een afspraak boekt). Teken je in een ander land dan waar je woont, dan apostilleer je in het land van ondertekening, niet in het land waar je woont.
Hoe lang het duurt, en spoedopties
De doorlooptijd is het onderdeel dat oprichters het vaakst onderschatten, omdat het volledig buiten onze invloed en buiten Nederland ligt. Het varieert van dezelfde dag tot enkele weken, afhankelijk van het land en de route die je kiest:
- Post- / standaarddienst. Veel ministeries van buitenlandse zaken verwerken per post of via online indiening. Dat duurt doorgaans enkele werkdagen tot een paar weken (controleer de huidige doorlooptijd voor jouw land voordat je erop rekent).
- Same-day- / premium-baliedienst. Sommige autoriteiten, en veel particuliere legalisatiebureaus, bieden een premium inloop- of koeriersdienst die de apostille tegen een meerprijs binnen 24-48 uur retour stuurt.
- Afhandeling door een bureau. Een gespecialiseerd legalisatiebureau kan het document voor je ophalen, apostilleren en koerieren. Het kost meer, maar voor oprichters van buiten de EU met een krappe planning is het meestal goed besteed geld.
Omdat de apostillestap plaatsvindt voordat de Nederlandse notaris kan handelen, is dit de grootste enkele factor in hoe snel je BV wordt ingeschreven. We geven voor de oprichting doorgaans 5 werkdagen op vanaf een compleet KYC-pakket; die klok start zodra de geapostilleerde volmacht binnen is, niet eerder. De apostille naar voren halen is de eenvoudigste manier om aan de snelle kant van de marge te blijven.
Wij stellen de volmacht voor je op en vertellen je precies wat je moet laten apostilleren, zodat er niets te gissen valt. Bekijk wat de oprichting omvat →
Precies waar hij past in de oprichting van een Nederlandse BV
Voor een oprichter van buiten de EU die op afstand opricht, valt de apostille op een precies punt in de volgorde. Dit is de volgorde, en waarom het uitmaakt dat de stappen in deze volgorde lopen:
- KYC en opdracht. Je uploadt je ID en adresbewijs; de AML-controles lopen. Er wordt nog niets geapostilleerd.
- De notaris stelt je volmacht op. De Nederlandse notaris stelt de volmacht (en de concept-statuten) op, meestal tweetalig of in het Engels, met vermelding van wie namens jou de akte mag passeren.
- Je tekent de volmacht bij je lokale notaris. Je lokale notaris ziet jouw handtekening en bezegelt die.
- Je apostilleert die getekende volmacht. De bevoegde autoriteit van je land voegt de apostille toe die je lokale notaris waarmerkt. Dit is de stap die deze gids behandelt.
- Je stuurt de geapostilleerde scan terug. De Nederlandse notaris verifieert die. Met een geldige geapostilleerde volmacht in handen kan hij de akte passeren.
- Passeren van de akte en KvK-inschrijving. De notaris passeert de akte; de BV wordt ingeschreven bij de KvK en het UBO-register, en de fiscale registratie wordt in gang gezet.
De apostille is dus de poort tussen "documenten opgesteld" en "akte gepasseerd". Regel hem vroeg en de rest van de oprichting loopt volgens plan; laat hem liggen en hij wordt het knelpunt. Wil je de details van het document dat je daadwerkelijk tekent, bekijk dan de gids over de volmacht.
Het alternatief van de EU-videonotaris (geen apostille)
Woon je in een EU-lidstaat, dan heb je mogelijk helemaal geen apostille nodig. Sinds 1 januari 2024 kunnen oprichters binnen de EU op grond van EU-richtlijn 2019/1151 over het gebruik van digitale instrumenten in het vennootschapsrecht een Nederlandse BV oprichten via een video-notarissessie: een videogesprek van ongeveer 30 minuten waarin de Nederlandse notaris jouw identiteit rechtstreeks verifieert. Omdat de notaris je persoonlijk te woord staat (via video) in plaats van te vertrouwen op de stempel van een buitenlandse functionaris, is er geen volmacht om te apostilleren.
Dit is sneller en goedkoper, dus het is de standaardroute voor in aanmerking komende oprichters binnen de EU. De apostilleroute blijft het standaardtraject voor oprichters buiten de EU, en voor elk geval waarin de videovariant niet beschikbaar is. Hoe dan ook is de bestemming dezelfde: een notarieel gepasseerde akte en een actieve KvK-inschrijving.
Als je land niet bij het verdrag is aangesloten
Een handvol landen is niet toegetreden tot het Haags Apostilleverdrag. Teken je in een van die landen, dan is een apostille simpelweg niet beschikbaar en val je terug op het oudere proces van consulaire legalisatie: het document wordt gewaarmerkt door je lokale autoriteiten en je ministerie van buitenlandse zaken, en daarna gestempeld door de Nederlandse ambassade of het consulaat dat jouw land bestrijkt. Daartussen kan nog een extra stap bij een notaris of kamer van koophandel zitten.
Consulaire legalisatie is wezenlijk trager en duurder dan een apostille, soms wekenlang, dus zit je in deze situatie, begin er dan zo vroeg mogelijk mee en reken extra tijd in je lanceringsplan. We bevestigen welke route voor jou geldt, apostille of consulair, zodra we je land van ondertekening kennen, zodat er halverwege het proces geen verrassingen zijn.
Veelgemaakte fouten die tijd kosten
- Het verkeerde document apostilleren. Je apostilleert de volmacht die de Nederlandse notaris opstelt, niet een algemene brief die je zelf hebt geschreven. Wacht op het concept van de notaris.
- In het verkeerde land apostilleren. De apostille moet worden afgegeven waar het document is getekend. In het ene land tekenen en in een ander land proberen te apostilleren werkt niet.
- Het tot het laatst laten liggen. Oprichters boeken eerst al het andere en behandelen de apostille als een bijzaak; het is meestal de langste enkele stap, dus doe hem als eerste.
- Ervan uitgaan dat je land bij het verdrag is aangesloten. Controleer dat voordat je je planning op een apostille bouwt; een niet-aangesloten land heeft de tragere consulaire route nodig.
- Een verouderde volmacht. De notaris wil een recente volmacht, dus hergebruik geen oud geapostilleerd document uit een eerdere zaak.
Niets hiervan is moeilijk zodra je de volgorde kent, maar elke fout voegt stilletjes dagen toe. De apostille meteen goed regelen is veel goedkoper dan hem overdoen, hetzelfde principe dat door de rest van onze begeleiding bij oprichting op afstand loopt.
Veelgestelde vragen
Nee. Oprichters binnen de EU kunnen een video-notarissessie gebruiken op grond van EU-richtlijn 2019/1151, beschikbaar sinds 1 januari 2024, zonder apostille. De apostilleroute is voor oprichters die geen gebruik kunnen maken van de videovariant, doorgaans niet-ingezetenen van buiten de EU, die in plaats daarvan een volmacht tekenen bij een lokale notaris.
Hij waarmerkt de bevoegdheid van de functionaris die het document heeft ondertekend of bezegeld, bijvoorbeeld de notaris die jouw handtekening op de volmacht heeft gezien. Hij valideert niet de inhoud van het document of jouw onderliggende handtekening zelf, alleen dat de notaris of functionaris echt en bevoegd is.
Dat hangt af van je land. Meestal is het het ministerie van buitenlandse zaken of een aangewezen bevoegde autoriteit: de FCDO in het VK, het US State Department of een US Secretary of State, het Ministry of External Affairs in India, enzovoort. Raadpleeg de lijst van bevoegde autoriteiten van de Haagse Conferentie (HCCH) voor jouw land (controleer welke instantie nu is aangewezen).
Dan is een apostille niet beschikbaar en heb je in plaats daarvan een volledige consulaire legalisatie nodig: het document wordt gewaarmerkt via je ministerie van buitenlandse zaken en daarna door de Nederlandse ambassade of het consulaat. Dat is trager en duurder, dus reken op extra tijd. Zodra we je land kennen, vertellen we je welke route van toepassing is.
De volmacht wordt door de Nederlandse notaris meestal tweetalig of in het Engels opgesteld, dus met het document zelf zit het goed. Het apostillecertificaat is een gestandaardiseerd Haags formulier en wordt over het algemeen zonder meer geaccepteerd. Is voor een ondersteunend vennootschapsdocument een beëdigde vertaling nodig, dan wijst de notaris je daar vooraf op.
Een apostille verloopt niet, maar de notaris wil dat de onderliggende volmacht recent is, doorgaans getekend in de afgelopen paar maanden. In de praktijk apostilleer je een verse volmacht voor de oprichting in plaats van een oud certificaat te hergebruiken.
Niet zeker of je een apostille nodig hebt of in aanmerking komt voor de EU-videoroute? Vertel ons je land en we brengen het voor je in kaart. Praat met ons →