Bir Hollanda BV'si kurmak için apostile ihtiyacınız var mı?

Apostil nedir

Apostil, bir ülkenin, başka bir ülkenin gerçek olarak kabul etmesi için resmi bir belgeye eklediği bir sertifikadır. 1961'de imzalanan ve artık çoğu ülkenin taraf olduğu Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Şartının Kaldırılmasına Dair Lahey Sözleşmesi ile oluşturulmuştur. Sözleşme'den önce, bir belgenin yurt dışında tanınması bir dizi konsolosluk damgası gerektiriyordu; apostil bunun yerine her üye ülkenin kabul etmeyi taahhüt ettiği tek, standart bir sertifika getirdi.

En önemlisi, apostil içeriği değil yetkiliyi tasdik eder. Bir belge yerel bir noter önünde imzalanır veya onaylanırsa, apostil o noterin gerçek ve hareket etmeye yetkili olduğunu doğrular; böylece diğer uçtaki Hollanda noteri onun imzasına ve mührüne güvenebilir. Belgenin ne söylediğini veya bir imzanın hukuki etkisini garanti etmez; bu, altında yatan belgenin ve onu düzenleyen hukukun konusudur.

Şu anki standart imza yolu: QES ve görüntülü görüşme

Nerede olursanız olun, her kurucu vekaletnamesini nitelikli bir elektronik imzayla (QES, kimlik doğrulamasından sonra AB'nin eIDAS kuralları kapsamında nitelikli bir güven hizmeti sağlayıcısı tarafından verilir) imzalar; ardından Hollanda noteriyle, vekaletnameyi imzalamadan önce açıkladığı kısa bir görüntülü görüşme yapılır. Bu yolda yerel bir noter veya apostil yoktur: kimliğiniz elektronik olarak doğrulanır ve görüşmede yeniden teyit edilir.

Bireysel ortaklar için tamamen uzaktan kuruluşu mümkün kılan şey budur. Pasaportunuzun ve adres kanıtınızın basit taramaları kabul edilir; hiçbir şey yabancı bir noter damgasına ihtiyaç duymaz. Belgenin kendisi ve imza sürecinin nasıl işlediği hakkında ayrıntı için vekaletname rehberimize bakın.

Ne zaman hâlâ apostile ihtiyacınız olur

Yukarıdaki QES ve görüntülü görüşme yolu standart yoldur, ancak apostil (veya ülkeniz Sözleşme'nin üyesi değilse konsolosluk tasdiki) hâlâ iki durumda gündeme gelir:

• Yedek yöntem olarak. QES ile imzalama sizin için gerçekten uygun değilse, örneğin bulunduğunuz yerde nitelikli bir güven hizmeti sağlayıcısı kolayca erişilebilir değilse, yerel bir noter önünde imzalayıp o imzayı apostillemek alternatif yoldur.
• Tüzel kişi ortak belgeleri için. Hisseleri bir şirket tutuyorsa, bazı ülkeler, örneğin Çin ve Türkiye, sicil özetinizin, esas sözleşmenizin, ortaklar pay defterinizin ve imza yetkisi teyidinizin, Hollanda noteri bunlara güvenebilmeden önce yerel bir noter tarafından onaylanıp apostillenmesini şart koşar. Bu, günlerden haftalara kadar süre ekleyebilir; bunun geri kalan zaman çizelgesiyle nasıl bir arada durduğunu görmek için nasıl çalışır sayfasına bakın.

Bu iki durum dışında, bireysel ortaklar genellikle apostile hiç ihtiyaç duymaz. Başlamadan önce sayfamız, hem bireysel hem de tüzel kişi ortaklar için tam belge listesini verir.

Bir apostili hangi makam verir

Apostile ihtiyacınız olursa, yedek yol olarak veya tüzel kişi belgeleri için, tek bir küresel ofis yoktur. Apostili, belgenin imzalandığı veya onaylandığı ülkede, o ülkenin belirlenmiş yetkili makamı aracılığıyla alırsınız. Kurucularımızla ilgili birkaç örnek:

Kurum adı ve tam süreç değişebilir, bu yüzden randevu almadan önce ülkeniz için güncel belirlenmiş makamı Lahey Konferansı'nın (HCCH) yetkili makamlar listesinden teyit edin. Bir belge yaşadığınız ülkeden farklı bir ülkede imzalanmışsa, apostili ikamet ettiğiniz ülkede değil, imzanın atıldığı ülkede alırsınız.

Ne kadar sürer

Apostil yolu geçerli olduğunda, süre ülkeye ve seçtiğiniz yola göre büyük ölçüde değişir ve bizim kontrolümüzün dışındadır:

• Posta veya standart hizmet. Birçok makam posta yoluyla veya çevrimiçi başvuruyla işlem yapar; bu birkaç iş gününden birkaç haftaya kadar sürebilir (buna güvenmeden önce ülkeniz için güncel süreyi doğrulayın).
• Premium veya hızlandırılmış gişe hizmeti. Bazı makamlar ve özel tasdik acenteleri, ekstra bir ücret karşılığında daha hızlı bir randevusuz veya kurye hizmeti sunar.
• Acente üzerinden işlem. Uzman bir tasdik acentesi belgeyi sizin için toplayabilir, apostilleyebilir ve kuryeyle gönderebilir; bu daha maliyetlidir ancak dar bir zaman çizelgesinde zaman kazandırabilir.

Bunları bir başlangıç noktası olarak değerlendirin, bir söz olarak değil. Bu yol sizin için geçerliyse, örneğin bunu şart koşan bir ülkede tüzel kişi ortaksanız, bu, genel zaman çizelgesine günlerden haftalara kadar süre ekleyebilecek etkenlerden biridir; en iyi durum ve tipik tahminler ile süreyi uzatabilecek diğer etkenler için nasıl çalışır sayfasına bakın.

Gerekirse sürecin neresine oturur

Apostil veya konsolosluk tasdiki yolu sizin için geçerli olduğunda, sürecin neresine oturduğu şöyledir:

1. Noter vekaletnameyi hazırlar (ve tüzel kişi ortak için, imza yetkisi ve nihai faydalanıcılar hakkında neyi teyit etmesi gerektiğini belirler).
2. Size uygulanan yol buysa, QES kullanmak yerine yerel bir noter önünde imzalarsınız.
3. İmzalanan belgeyi apostillersiniz, veya ülkeniz Sözleşme'nin üyesi değilse konsolosluk tasdikini ayarlarsınız; böylece Hollanda noteri yerel yetkilinin onayına güvenebilir.
4. Hollanda noteri, gereken her şeye sahip olduğunda kuruluş senedini imzalayıp yürürlüğe koyar, ardından BV'yi KVK'ya (Hollanda Ticaret Odası) tescil eder ve nihai faydalanıcı kaydı (UBO) bilgilerini bildirir.

Bunların hiçbiri Hollanda'ya bir seyahat gerektirmez; apostil veya tasdik adımı kendi ülkenizde gerçekleşir ve sürecin kalanı, kuruluşun geri kalanıyla uyumlu şekilde uzaktan ilerler. Bunun daha geniş resme nasıl oturduğunu görmek için AB dışı kurucular rehberimize bakın.

Ülkeniz Sözleşme'de değilse

Az sayıda ülke Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf değildir. Belge bunlardan birinde imzalanıyorsa, apostil basitçe mevcut değildir ve yedek yöntem konsolosluk tasdikidir: belge önce yerel makamlarınız ve dışişleri bakanlığınız tarafından onaylanır, ardından ülkenizi kapsayan Hollanda büyükelçiliği veya konsolosluğu tarafından damgalanır. Arada ek bir noter veya ticaret odası adımı olabilir.

Konsolosluk tasdiki, apostilden genellikle daha yavaş ve daha maliyetlidir, bazen haftalarca; bu durumdaysanız mümkün olduğunca erken başlayın. Ülkenizi ve ortaklık yapınızı öğrendiğimizde, apostil mi konsolosluk mu, hangi yolun geçerli olduğunu teyit ederiz.

Zaman kaybettiren sık hatalar

• QES yeterliyken apostillemek. İhtiyacınız olmayan bir yerel noter ve apostil sürecine başlamadan önce, QES ve görüntülü görüşme yolunun sizin için işe yarayıp yaramadığını kontrol edin.
• Yanlış belgeyi apostillemek. Yedek yol geçerli olduğunda, kendi yazdığınız genel bir mektubu değil, Hollanda noterinin hazırladığı vekaletnameyi yerel noteriniz önünde imzalar ve onu apostillersiniz.
• Yanlış ülkede apostillemek. Apostil, belgenin imzalandığı veya onaylandığı yerde verilmelidir; bir ülkede imzalayıp başka bir ülkede apostillemeye çalışmak işe yaramaz.
• Geçerli olduğu durumlarda sona bırakmak. Bunu şart koşan bir ülkede tüzel kişi ortaklar için, bu genellikle en uzun tek adımdır, bu yüzden sonradan akla gelen bir şey olarak değil, erkenden ele alın.
• Ülkenizin Sözleşme'de olduğunu varsaymak. Apostil etrafında planlama yapmadan önce kontrol edin; üye olmayan bir ülke bunun yerine daha yavaş konsolosluk yolunu gerektirir.
• Eski bir belge. Noter makul ölçüde güncel bir belge ister, bu yüzden önceki bir işten kalan eski, apostillenmiş bir sertifikayı yeniden kullanmayın.

Bu rehber genel bilgi niteliğindedir, vergi veya hukuki tavsiye değildir. Kurallar ve oranlar değişebilir; harekete geçmeden önce güncel durumu kontrol edin ve kendi durumunuz için tavsiye alın.

Sık sorulan sorular