Yurt dışından Hollanda BV'si için imza: QES vekaletnamesi

Neden imza atmanız gerekiyor

Bir Hollanda BV'si (besloten vennootschap), bir Hollanda noteri (notaris) kuruluş senedini düzenleyene kadar hukuken var olmaz. Noterin bu senedi düzenlemesi, kimliğinizi teyit etmesi ve esas sözleşmenin hukuka uygun olduğunu doğrulaması gerekir; bu yüzden imza adımı atlayabileceğiniz bir evrak işi değil, gerçek bir hukuki zorunluluktur.

Ancak Hollanda hukuku, bunun için o odada bulunmanızı gerektirmez. Yazılı bir yetkilendirme altında bir temsilci aracılığıyla hareket edebilirsiniz; bu yetkilendirme, yani vekaletname, tamamen uzaktan kuruluşu mümkün kılan şeydir. Bu rehber imza adımını ayrıntılı olarak ele alır; AB dışı kurucular rehberimiz sürecin tamamını baştan sona kapsar, başlamadan önce sayfası ise başvurmadan önce bilmeniz gereken her şeyi anlatır.

Standart yol: önce QES, ardından noterle görüntülü görüşme

QES, AB'nin eIDAS kuralları kapsamında verilen nitelikli bir elektronik imzadır. Nitelikli bir güven hizmeti sağlayıcısı, genellikle pasaportunuz üzerinden, kimliğinizi doğrular ve ardından vekaletnameyi çevrimiçi imzalamak için kullandığınız imzayı verir. Seyahat gerektirmeden, kağıt üzerinde imzalamayla aynı hukuki ağırlığı taşır.

Ardından noter, vekaletnamenin neyi yetkilendirdiğini açıklamak için sizinle kısa bir görüntülü görüşme yapar ve belgeyi QES'inizle imzalarsınız. Görüşmenin ayarlanmasında yardımcı olur ve QES adımında size yol gösteririz.

Vekaletname açıklanıyor

Bir vekaletname (Hollandaca volmacht), sizin, yani kurucunun, noter ofisini adınıza belirli bir hukuki işlemi, bu durumda BV'nizi kurmayı, yapmakla yetkilendirdiği bir belgedir. Belgeyi siz değil noter hazırlar ve kasıtlı olarak dar kapsamlıdır: tam olarak hangi şirketi, üzerinde anlaşılan esas sözleşmeyi ve yetki sahibinin yapabileceği tam olarak hangi işlemleri belirtir.

Yetkilendirdikleri ve yetkilendirmedikleri

Bir kuruluş vekaletnamesi tek amaçlıdır. Genellikle noter ofisindeki bir kişiyi şunlar için yetkilendirir:

• Adınıza, adı belirtilen bir BV için, üzerinde anlaşılan esas sözleşmeyle kuruluş senedini imzalamak.
• Payları, üzerinde anlaşılan oranlarda, sizin veya ortaklarınızın adına almak.

Ardından noter, BV'yi KVK'ya (Hollanda Ticaret Odası) kendi yetkisiyle tescil eder, sicil numarasını alır ve nihai faydalanıcıyı veya faydalanıcıları belirten bilgileri nihai faydalanıcı kaydına (UBO) dosyalar.

Kimseyi müdür yapmaz, kimseye banka hesabınız üzerinde imza yetkisi vermez veya BV üzerinde sürekli bir kontrol devretmez. Senet düzenlendiğinde ve KVK tescili verildiğinde, yetkilendirmenin görevi tamamlanmış olur. Başka birini atamadığınız sürece sahibi ve müdürü siz olarak kalırsınız. Kuruluştan sonra müdürlüğün nasıl işlediği için müdür sorumluluğu rehberimize bakın.

Yerel noter ve apostil ne zaman devreye girer

QES ve görüntülü görüşme, birlikte çalıştığımız her kurucu için standart yoldur. Yerel noter ve apostil yalnızca bir yedek olarak devreye girer; örneğin QES kimlik doğrulamasını tamamlayamadığınızda veya yargı bölgenizin tasdik gerektirdiği belirli tüzel kişi ortak belgeleri için. Bu, aralarında Çin ve Türkiye'nin de bulunduğu bazı ülkeler için geçerli olabilir.

Apostil, 1961 Lahey Sözleşmesi kapsamında, yerel bir noterin imzasının ve mührünün gerçek olduğunu onaylayan bir belgedir; bu sayede yabancı bir belge Hollanda'da başka bir tasdik işlemine gerek kalmadan kabul edilir. Gerekli olduğunda, belgeyi kendi yerel noterinizin huzurunda imzalarsınız, ardından apostili ülkenizdeki yetkili makamdan, genellikle dışişleri bakanlığı, bir mahkeme veya bir devlet dairesinden alırsınız (bu ülkeden ülkeye değişir, bulunduğunuz yerde doğru makamı teyit edin). Apostil rehberimiz bu konuyu daha ayrıntılı ele alır.

Şirket belgeleriniz için yerel bir noter tasdiki veya apostil gerekiyorsa, bu Tüzel kişi ortak paketine dahildir. Bu yedek yolu bir gerçek kişi ortağın kullanması gerekirse, herhangi bir şey ayarlanmadan önce nelerin gerektiğini size bildiririz.

Tüzel kişi ortaklar ve birden fazla kurucu

İmza mekanizması payları kim tutarsa tutsun aynıdır, ancak iki şey değişir:

• Her bireysel kurucu, kendi QES'iyle kendi vekaletnamesini imzalar. Birden fazla ortak olduğunda, noter senedi düzenleyebilmeden önce herkesin imzasının tamamlanmış olması gerekir, dolayısıyla en yavaş imzalayan hızı belirler.
• Tüzel kişi bir ortak daha fazla belge sunar: bir sicil özeti veya kuruluş belgesi, esas sözleşmesi, ortaklar pay defteri, gerçek kişilere kadar inen bir yapı şeması, imza yetkilisinin yetkili olduğuna dair teyit (örneğin bir yönetim kurulu kararı) ve her nihai faydalanıcı için kimlik belgeleri. Yargı bölgenize bağlı olarak, bunlardan bazıları yerel noter tasdiki ve apostil gerektirebilir.

Birden fazla ortak ve Tüzel kişi ortak paketlerimiz, bunun gerektirdiği ek kimlik kontrollerini ve belge incelemesini kapsar; her paketin neyi içerdiğini görmek için fiyatlandırma sayfasına bakın.

İmza, zaman çizelgenize nasıl uyar

En iyi durumda öngördüğümüz zaman çizelgesinde, bireysel ortaklığı olan Birleşik Krallık'tan tek bir kurucu, 2. günde noter görüşmesini ayarlar ve QES'ini alır, ardından 4. günde noterle yapılan görüntülü görüşmede vekaletnameyi imzalar. Bu en iyi durumdur, garanti değildir. Belgelerinizi toplama ve tercümeleri düzenleme süreçleri dahil olmak üzere tipik aralık için tahminimiz, durumunuza, noterin uygunluğuna ve KVK işlem süresine bağlı olarak kabaca iki ila üç haftadır. Tüm süreler tahminidir, garanti değildir.

İmzaya özgü birkaç şey süreye ekleme yapabilir: İngilizceniz akıcı değilse görüntülü görüşme için bir tercümana ihtiyaç duymak, her biri kendi kimlik kontrolüne ve QES'ine ihtiyaç duyan birden fazla ortak, ve tüzel kişi bir ortak için yukarıdaki ek belgelerin toplanması ve gerektiğinde tasdik ettirilmesi. Gün gün tam dökümü ve süreye ekleme yapabilecek diğer her şeyi görmek için nasıl çalıştığına bakın.

Zaman kaybettiren hatalar

• QES'i son dakikaya bırakmak. Kimlik doğrulaması biraz zaman alır; sizden istendiği anda başlayın.
• Yerel noter ve apostilin varsayılan yol olduğunu düşünmek. Bu, standart yol değil, bir yedek seçenektir veya tüzel kişi ortağın bulunduğu ülkenin bir gerekliliğidir.
• Bir tercümana ihtiyacınız olacağını erken bildirmemek. Görüntülü görüşme için bir tercüman ayarlayabiliriz, ancak bunu geç öğrenirsek planlama süresi ekler.
• Eksik bir tüzel kişi belge paketi göndermek. Yapı şeması veya imza yetkisi eksik olan bir tüzel kişi ortak, senedin tamamını durdurur.

Bunların hiçbirinden kaçınmak zor değildir; yalnızca süreç başlamadan önce halledilmeleri gerekir. Hangi yolun size uygun olduğundan emin değilseniz, durumunuzu bize anlatın, size teyit edelim.

Bu rehber genel bilgi niteliğindedir, vergi veya hukuki tavsiye değildir. Kurallar ve oranlar değişebilir; harekete geçmeden önce güncel durumu kontrol edin ve kendi durumunuz için tavsiye alın.

Sık sorulan sorular