해외에서 네덜란드 BV에 서명하기: QES 위임장

왜 서명이 필요한가

BV(besloten vennootschap)는 네덜란드 공증인(notaris)이 설립 증서를 작성하고 서명해야 비로소 법적으로 존재하게 됩니다. 공증인은 그 증서에 서명하고, 신청자의 신원을 확인하며, 정관이 적법한지 확인해야 합니다. 따라서 서명 절차는 생략할 수 있는 형식적 서류 작업이 아니라 실질적인 법적 요건입니다.

다만 네덜란드 법률은 이 자리에 직접 참석할 것을 요구하지 않습니다. 서면 위임을 통해 대리인이 이를 대신 처리하도록 할 수 있으며, 이 위임 문서, 즉 위임장이 완전한 원격 설립을 가능하게 하는 핵심입니다. 이 가이드는 서명 절차를 자세히 다루며, EU 외 창업자 가이드에서는 전체 설립 절차를 처음부터 끝까지 안내하고, 시작 전에 페이지에서는 신청 전에 알아두면 좋은 그 밖의 모든 내용을 다룹니다.

표준 절차: QES 발급 후 공증인과의 영상 통화

QES는 EU의 eIDAS 규정에 따른 적격전자서명입니다. 적격 신뢰 서비스 제공기관이 신청자의 신원을 확인하며, 일반적으로 여권을 기준으로 검증합니다. 확인이 끝나면 위임장에 온라인으로 서명할 때 사용하는 서명을 발급합니다. 이 서명은 종이 서명과 동일한 법적 효력을 가지므로, 이동할 필요가 없습니다.

이후 공증인이 신청자와 짧은 영상 통화를 진행하며, 위임장이 허용하는 내용을 설명합니다. 통화가 끝나면 신청자는 QES로 위임장에 서명합니다. 저희는 이 통화 일정을 조율하고, QES 발급 절차 전반을 안내해 드립니다.

위임장이란

위임장(네덜란드어로 volmacht)은 창업자인 신청자가 공증 사무소에 특정한 법적 행위, 이 경우에는 BV 설립을 대신 처리할 권한을 부여하는 문서입니다. 이 문서는 신청자가 아니라 공증인이 작성하며, 의도적으로 범위를 좁게 설정합니다. 즉 정확한 회사명, 합의된 정관, 그리고 위임장을 받은 사람이 수행할 수 있는 정확한 행위만을 명시합니다.

위임장이 허용하는 것과 허용하지 않는 것

설립용 위임장은 단 하나의 목적을 위한 문서입니다. 일반적으로 공증 사무소의 담당자에게 다음 권한을 부여합니다.

• 합의된 정관에 따라, 지정된 하나의 BV에 대해 신청자를 대신하여 설립 증서에 서명하는 것.
• 합의된 비율에 따라 신청자 또는 주주를 대신하여 주식을 인수하는 것.

그 다음 공증인은 자신의 권한으로 KVK(네덜란드 상공회의소)에 BV를 등록하고 등록번호를 발급받으며, UBO(최종 수익자) 정보를 신고합니다.

이 위임장은 누구를 이사로 임명하지도 않고, 은행 계좌에 대한 서명 권한을 부여하지도 않으며, BV에 대한 지속적인 통제권을 넘기지도 않습니다. 설립 증서가 통과되고 KVK 등록이 완료되면 위임장의 역할은 끝납니다. 별도로 다른 사람을 지정하지 않는 한, 신청자가 계속 소유자이자 이사로 남습니다. 설립 이후 이사 직무가 어떻게 운영되는지는 이사 책임 가이드를 참고하십시오.

현지 공증 및 아포스티유가 필요한 경우

QES와 영상 통화는 저희와 함께 일하는 모든 창업자에게 적용되는 표준 절차입니다. 현지 공증인의 인증과 아포스티유는 예외적인 경우에만 필요합니다. 예를 들어 QES 신원 확인을 완료할 수 없는 경우, 또는 법인 주주의 문서에 대해 해당 법역에서 별도 인증을 요구하는 경우입니다. 중국과 튀르키예 등이 대표적인 예입니다.

아포스티유는 1961년 헤이그 협약에 따라 발급되는 확인서로, 현지 공증인의 서명과 인장이 진짜임을 확인해 주는 역할을 합니다. 이를 통해 외국 문서가 별도의 추가 인증 절차 없이 네덜란드에서 인정받을 수 있습니다. 아포스티유가 필요한 경우, 먼저 신청자의 현지 공증인 앞에서 문서에 서명한 뒤, 자국의 지정 기관에서 아포스티유를 발급받습니다. 보통 외교부, 법원, 또는 관련 행정 기관이 이를 담당하며, 국가마다 다르므로 해당 지역의 담당 기관을 확인하시기 바랍니다. 자세한 내용은 아포스티유 설명 가이드를 참고하십시오.

법인 문서에 현지 공증인의 인증 또는 아포스티유가 필요한 경우, 이는 법인 주주 패키지에 포함되어 있습니다. 개인 주주가 이 대체 절차를 이용해야 하는 경우에는, 예약을 진행하기 전에 무엇이 필요한지 먼저 안내해 드립니다.

법인 주주와 복수 창업자

주식을 누가 보유하든 서명 방식 자체는 동일하지만, 다음 두 가지가 달라집니다.

• 개인 창업자는 각자 자신의 QES로 본인의 위임장에 서명합니다. 주주가 두 명 이상인 경우, 공증인이 설립 증서를 통과시키기 전에 모든 사람의 서명이 완료되어야 하므로, 서명이 가장 늦은 사람이 전체 진행 속도를 결정합니다.
• 법인 주주는 더 많은 문서를 제출해야 합니다. 등기부 등본 또는 법인 설립 증명서, 정관, 주주명부, 최종 자연인까지 나타나는 지분 구조도, 서명자가 권한을 위임받았음을 증명하는 문서(예: 이사회 결의서), 그리고 모든 UBO의 신원 확인 서류가 필요합니다. 소재 법역에 따라 이 중 일부 문서에는 현지 공증인의 인증과 아포스티유가 필요할 수 있습니다.

복수 주주 패키지와 법인 주주 패키지에는 이러한 추가 신원 확인 및 문서 검토가 포함되어 있습니다. 각 패키지에 포함된 내용은 요금 페이지를 참고하십시오.

서명 절차와 전체 일정

최선의 경우, 영국의 개인 주주 단독 창업자는 2일째에 공증인 통화를 예약하고 QES를 발급받은 뒤, 4일째에 공증인과의 영상 통화에서 위임장에 서명합니다. 이는 최선의 경우이며, 보장되는 일정은 아닙니다. 일반적으로 약 2~3주 정도 소요되며, 여기에는 서류 준비와 번역 준비에 걸리는 시간이 포함됩니다. 실제 소요 기간은 상황, 공증인의 일정, KVK 처리 속도에 따라 달라집니다. 모든 일정은 예상 소요 기간이며, 확정된 보장이 아닙니다.

서명 절차와 관련하여 시간이 더 걸릴 수 있는 몇 가지 경우가 있습니다. 영어가 유창하지 않아 영상 통화에 통역사가 필요한 경우, 주주가 여러 명이어서 각자 신원 확인과 QES 발급이 필요한 경우, 그리고 법인 주주의 경우 위에서 설명한 추가 문서를 준비하고 필요한 경우 인증까지 받아야 하는 경우입니다. 전체 일자별 진행 과정과 시간이 더 걸릴 수 있는 그 외 요인은 진행 절차 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

시간을 지체시키는 실수

• QES 발급을 마지막까지 미루는 것. 신원 확인에는 어느 정도 시간이 걸리므로, 저희가 요청드리는 즉시 시작해 주십시오.
• 현지 공증 및 아포스티유가 기본 절차라고 오해하는 것. 이는 예외적인 대체 절차이거나 일부 법인 소재 법역의 요구 사항일 뿐, 표준 절차가 아닙니다.
• 통역사가 필요하다는 사실을 미리 알리지 않는 것. 영상 통화를 위한 통역사는 저희가 일정을 준비해 드릴 수 있지만, 늦게 알게 될수록 일정 조율에 시간이 더 걸립니다.
• 법인 관련 서류를 불완전하게 제출하는 것. 지분 구조도나 서명자 권한 위임 증명이 빠진 법인 주주 서류는 설립 증서 전체의 진행을 지연시킵니다.

이 중 어느 것도 피하기 어려운 문제는 아닙니다. 다만 절차가 시작되기 전에 미리 정리해 두어야 합니다. 어떤 절차가 신청자에게 적용되는지 확실하지 않으시다면, 상황을 알려주시면 확인해 드리겠습니다.

이 가이드는 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며, 세무 또는 법률 자문에 해당하지 않습니다. 관련 규정과 세율은 변경될 수 있으므로, 실행에 앞서 최신 정보를 확인하고 본인의 상황에 맞는 자문을 받으시기 바랍니다.

자주 묻는 질문