Nihai faydalanıcı kaydı (UBO), BV'nizin hisselerinin veya oy haklarının %25'inden fazlasını elinde tutan ya da onu başka bir şekilde kontrol eden kişileri adlandırır. Noter, kuruluş sırasında bunu KVK (Hollanda Ticaret Odası) kaydının bir parçası olarak bildirir; herhangi bir değişiklikten sonra 7 gün içinde güncelleme yapılması gerekir. 22 Kasım 2022 tarihli CJEU kararından bu yana kayıt artık kamuya açık şekilde aranamaz: erişim yetkili makamlar, AML (kara para aklamayı önleme) yükümlüsü taraflar ve meşru menfaat gösteren taraflarla sınırlıdır.
UBO nedir?
UBO, doğrudan veya dolaylı olarak tüzel kişiliğin arkasında duran herhangi bir gerçek kişidir. Bir Hollanda BV'si için yasal testler kasıtlı olarak geniş tutulmuştur. Bir kişi, hisselerin %25'inden fazlasına sahipse, oy haklarının %25'inden fazlasına sahipse veya başka bir şekilde, örneğin bir ortaklık sözleşmesi, altın hisse ya da müdür atama ve görevden alma konusundaki fiili yetenek yoluyla fiili kontrol uyguluyorsa UBO'dur.
- Hisselerin %25'inden fazlasına sahiptir, veya
- Oy haklarının %25'inden fazlasına sahiptir, veya
- Başka bir şekilde BV üzerinde fiili kontrol uygular.
Rejimin amacı, herhangi bir kurumsal sahiplik zincirinin arkasında, şirketten nihai olarak yararlanan veya onu kontrol eden gerçek kişiyi belirlemektir. Sahiplik gerçekten dağınık olduğu için böyle bir kişi belirlenemezse, bunun yerine BV'nin yasal müdürleri "sözde UBO" olarak kaydedilir (aşağıda daha fazlası var). Kayıtta her zaman en az bir UBO bulunur: kayıt hiçbir zaman basitçe boş bırakılmaz.
Neler açıklanır
İki şeyi birbirinden ayırmak faydalıdır: KVK'nın her UBO hakkında tuttuğu veri ile yetkili tarafların gerçekten görebildiği daha dar veri kümesi. Açıklanan alanlar kasıtlı olarak sınırlıdır; en hassas kimlik bilgileri tutulur ama asla gösterilmez.
| Yetkili taraflara görünür | Tutulur ama açıklanmaz |
|---|---|
| Tam ad | Tam doğum tarihi |
| Doğum ayı ve yılı | Doğum yeri |
| Uyruk | İkamet adresi |
| İkamet ülkesi | Kimlik belgesi numarası |
| Payın niteliği ve büyüklüğü (bantlar halinde) |
"Faydalanıcı payının niteliği ve büyüklüğü" hiçbir zaman tam bir yüzde olarak yayımlanmaz. Yalnızca %25'lik bantlar halinde gösterilir: %25'ten fazla, %50'den fazla veya %75'ten fazla. Yani yetkili bir görüntüleyici, diyelim ki BV'nin yarısından fazlasına sahip olduğunuzu öğrenir, ama bunun %51 mi yoksa %90 mı olduğunu öğrenemez. Tam doğum tarihiniz, doğum yeriniz, ikamet sokak adresiniz ve pasaport numaranız doğrulama için toplanır ancak açıklanmayan katmanda kalır.
Bildirim takvimi
UBO bildirimi, sonradan yapılacak ayrı bir iş değil, kuruluş sürecinin doğal bir parçasıdır. Akılda tutulması gereken üç an vardır.
- Kuruluşta: noter, senedi icra ederken ilk UBO verilerini KVK kaydıyla birlikte bildirir. Bunun arkasındaki evrak işlerini her kuruluş paketimizde biz koordine ederiz, dolayısıyla ilk gün sizin ayrıca bildireceğiniz bir şey yoktur.
- Herhangi bir değişiklikte: mülkiyet veya kontrolde bir değişiklikten sonra kaydı güncellemek için 7 gününüz vardır. Bu kısa bir penceredir ve gözden kaçırmak kolaydır; bu yüzden her ortaklık yapısı değişikliğini bir UBO kontrolünü tetikleyen bir olay olarak ele almakta fayda vardır.
- Yıllık teyit: şu anda resmi bir yıllık UBO teyit zorunluluğu yoktur, ancak periyodik doğruluk kontrolleri beklenir ve veriler her zaman gerçeği yansıtmalıdır.
BV'nizi bizimle mi kuruyorsunuz? Noter, UBO bilgilerinizi KVK kaydının bir parçası olarak bildirir, biz de bunun arkasındaki belgeleri koordine ederiz. Kuruluşun nasıl işlediğini görün →
Kimler erişebilir
Bu, AB dışı kurucuların çoğunun önemsediği sorudur ve dürüst cevap 2022'nin sonunda önemli ölçüde değişti. O zamandan önce Hollanda UBO kaydı, fiilen, kamuya açık şekilde aranabilirdi. Bu durum, birleştirilmiş C-37/20 ve C-601/20 davalarındaki 22 Kasım 2022 tarihli CJEU kararıyla sona erdi; karar, sınırsız kamu erişiminin AB Temel Haklar Şartı kapsamındaki gizlilik haklarına orantısız bir müdahale olduğuna hükmetti.
Bu karardan bu yana erişim, tanımlı kategorilerle sınırlıdır:
- Yetkili makamlar, FIU-NL (mali istihbarat birimi), polis, Belastingdienst (Hollanda Vergi Dairesi), AFM ve DNB (finansal piyasalar ve merkez bankası düzenleyicileri) dahil.
- AML yükümlüsü kuruluşlar, noterler, bankalar, avukatlar, muhasebeciler ve emlakçılar gibi, size özgü müşteri durum tespiti yükümlülüklerini yerine getirirken erişebilirler. Ayrıntılar için KVK'nın güncel kılavuzunu kontrol edin.
- Meşru menfaat gösteren taraflar, Hollanda ve AB kurallarının buna imkân verdiği durumlarda. Bu yol için kurallar henüz kesinleşmemiştir, bu yüzden KVK'nın güncel kılavuzunu kontrol edin.
Artık serbestçe erişemeyenler: genel kamu ve belirli, onaylanmış bir talebi olmayan araştırmacılar veya gazeteciler. Gizliliğe önem veren bir kurucu için bu, herkesin sizi arayabildiği Kasım 2022 öncesi döneme kıyasla gerçek bir iyileşmedir.
"Meşru menfaat" uygulamada ne anlama gelir
Meşru menfaat kapısı, tasarım gereği dardır. Erişim talep eden bir taraf, kara para aklamayı önleme rejiminin amaçlarına bağlı, somut ve hukuka uygun bir amaç göstermelidir; örneğin belirli bir işlem üzerinde AML durum tespiti veya şüpheli bir kara para aklama ya da terörizmin finansmanı vakasına yönelik gazetecilik soruşturması. Genel merak, rekabetçi gözetleme veya pazarlama için veri toplama artık yeterli gerekçe değildir ve bu tür talepler reddedilir.
Uyumsuzluk için cezalar
Kaydı doğru tutmak isteğe bağlı değildir. Yaptırımlar idari, cezai ve pratik katmanlara yayılır.
- Kaydı yaptırmamak, Wwft ve Ticaret Sicili Kanunu (Handelsregisterwet) uyarınca ciddi bir idari para cezasına yol açabilir.
- Önemli bir bilginin açıklanmaması veya yanlış açıklanması, yalnızca bir para cezasıyla değil, cezai sorumlulukla da sonuçlanabilir.
- KVK, UBO verileri güncel değilse kaydınıza yapılacak güncellemeleri engelleyebilir; bu da ilgisiz bildirimleri de tıkayabilir. Ayrıntılar için KVK'nın güncel kılavuzunu kontrol edin.
- Bankalar hesapları reddedebilir veya dondurabilir. UBO verileriniz eksik veya yanlışsa bir banka kendi AML yükümlülüklerini tamamlayamaz; bu yüzden güncel olmayan bir kayıt bankacılığınızı sessizce durdurabilir.
Çoklu UBO'lar ve sözde UBO'lar
Bir BV'nin birden fazla UBO'su olabilir. Örneğin her biri %40'a sahip iki kurucu, ikisi de UBO'dur ve her kişinin verisi bağımsız olarak toplanır ve kaydedilir. Tek bir "ana" UBO yoktur; %25 eşiğinin üzerindeki herkes kayda girer.
Sahiplik gerçekten dağınık olduğu için hiçbir kişi %25 testini karşılamadığında, rejim kaydı boş bırakmaz. Bunun yerine BV'nin müdürleri sözde UBO olarak kaydedilir: herhangi bir sahiplik payı değil, üst düzey yönetim rolleri nedeniyle UBO olarak kaydedilirler. Bu, geniş ortaklı BV'lerde ve yatırım fonu yapılarında yaygındır. Sözde UBO yolu, gerçek bir sahip birey belirlenemediğinde bir yedek çözümdür; belirlenebilecek birini adlandırmaktan kaçınmanın bir yolu değildir.
Hisse tablosunda yabancı bir tüzel kişilik
BV'niz yabancı bir tüzel kişiliğe aitse, UBO testi o tüzel kişiliğin "içinden bakar". Yabancı şirketi UBO olarak kaydedemezsiniz: onu kontrol eden nihai gerçek kişiyi veya kişileri belirlemeniz gerekir. Bu sahiplik zinciri birkaç katman veya ülkeden geçiyorsa, onu en tepeye kadar izlersiniz. Yabancı tüzel kişiliğin nihai olarak kime ait olduğunu gösteren belgeler (bireylere kadar inen bir yapı şeması, şirketin sicil özeti ve her faydalanıcı için kimlik belgeleri) kuruluş sırasında topladığımız belgelerin bir parçasını oluşturur. Bazı ülkelerde, örneğin Çin ve Türkiye'de, kurumsal belgelerin yerel bir noter tarafından apostille ile onaylanması gerekebilir, bu yüzden yapınız basit, doğrudan bir ortaklık yapısı değilse bu belgeleri erkenden toplamaya değer. Tüzel kişi ortak paketimizin, yalnızca doğrudan ortağı değil her faydalanıcının kimlik belgelerini de incelemesinin nedenlerinden biri budur.
BV'nizin üzerinde bir holding şirketi varsa, UBO testi aynı şekilde onun da içinden bakar. Holding yapısı rehberimizi okuyun (genel bilgi) →
Gizlilik gerçeği
Hollanda'yı değerlendiren AB dışı kurucuların çoğu önce gizliliği sorar. Kasım 2022'den sonraki dürüst durum ne "tamamen özel" ne de "tamamen kamuya açık"tır ve kesin olmakta fayda var:
- Artık kamuya açık şekilde listelenmiyor. Kayıt, genel kamu tarafından aranamaz; bu anlamlı bir iyileşmedir.
- Hâlâ birçok düzenlemeye tabi taraf tarafından görülüyor. Bankanız ve noteriniz, kendi durum tespitlerinin bir parçası olarak UBO verilerinizi görür. Kısıtlıdır, gizli değildir.
- Hâlâ sızıntıya karşı bağışık değildir. Hiçbir kayıt ihlallere karşı bağışık değildir; kısıtlı erişim maruziyeti azaltır ama ortadan kaldırmaz.
- Kıyasla makuldür. Kısıtlı erişim, Hollanda kaydını karardan sonra diğer AB kayıtlarıyla genel olarak aynı hizaya getirir.
Mutlak gizlilik tek ve en önemli gereksiniminizse, işleyen bir AML rejimine sahip hiçbir AB ülkesi bunu sağlamaz. Hollanda makul bir orta noktada durur: inandırıcı, kısıtlı erişimli bir kayıt, yerleşik olmayan kurucuların pratikte genellikle kullandığı fintek veya EMI (elektronik para kuruluşu) hesaplarıyla eşleşmiş.
UBO verilerini güncellemek
7 günlük pencere dar olduğu için, tam olarak hangi olayların bir güncellemeyi tetikleyeceğini bilmekte fayda var. Yaygın olanlar şunlardır:
- Yeni bir ortak %25'ten fazlasını edinir.
- Mevcut bir UBO'nun payı %25'in altına düşer.
- Bir UBO ikamet ülkesini, yasal adını veya uyruğunu değiştirir.
- Müdür yedeğine dayanan bir yapıda bir sözde UBO (müdür) değişir.
Kaydı bu pencere içinde doğru tutmak, ticarete başladıktan sonra BV'nin kendi sorumluluğudur. Bir hisse devri veya müdür değişikliği gibi bir değişiklik genellikle bir noter, bir KVK bildirimi veya her ikisini gerektirir; bu, o sırada bir Hollanda noteri üzerinden düzenlenir. Devam eden bir UBO güncelleme hizmeti sunmuyoruz; bizimle yeni bir BV kuruyorsanız, bu sürecin bir parçası olarak ilk UBO bildirimini koordine ederiz ve müşteri portalınız kuruluşun kendisini takip eder.
Bu rehber genel bilgi niteliğindedir, vergi veya hukuki tavsiye değildir. Kurallar ve oranlar değişebilir; harekete geçmeden önce güncel durumu kontrol edin ve kendi durumunuz için tavsiye alın.