Die EORI-Nummer: die Zoll-ID der EU, und wie man eine bekommt

Was eine EORI-Nummer ist

EORI steht für Economic Operators Registration and Identification. Es ist die EU-weite Referenznummer, die Zollbehörden verwenden, um ein Unternehmen in jedem Zollverfahren zu identifizieren: Einfuhranmeldungen, Ausfuhranmeldungen, Versand und das Einreichen summarischer Anmeldungen. Eine Nummer wird in allen 27 Mitgliedstaaten anerkannt, also funktioniert die EORI einer niederländischen BV, ob Waren in Rotterdam, Antwerpen oder Hamburg eintreffen.

Das System ersetzte einen Flickenteppich nationaler Händlernummern. Das Prinzip ist einfach: Jeder Wirtschaftsbeteiligte hat genau eine EORI innerhalb der EU, erteilt von der Zollbehörde des Mitgliedstaats, in dem er niedergelassen ist. Für ein in den Niederlanden ansässiges Unternehmen ist diese Behörde der niederländische Zoll (Douane), der mit dem Belastingdienst und der Handelskammer (KvK) zusammenarbeitet.

Wann Sie wirklich eine brauchen

Sie brauchen eine EORI-Nummer, sobald Ihr Unternehmen mit dem EU-Zoll zu tun hat, mit anderen Worten: sobald Waren die äußere Grenze der EU passieren. In der Praxis bedeutet das:

• Physische Waren von außerhalb der EU importieren, der klassische Fall: Lagerbestand aus China, den USA oder, nach dem Brexit, dem Vereinigten Königreich, der an einem niederländischen Hafen oder Flughafen eintrifft.
• Waren in Nicht-EU-Länder exportieren, wo die EORI Sie als Exporteur auf der Anmeldung ausweist.
• Als Anmelder oder Empfänger auftreten auf einem Zolldokument, selbst wenn ein Spediteur oder Zollagent es in Ihrem Namen einreicht, verweist die Anmeldung auf Ihre EORI.

Sie brauchen keine EORI für rein innergemeinschaftlichen Handel. Wenn Ihre BV nur innerhalb des Binnenmarkts kauft und verkauft, werden diese Bewegungen im Rahmen des USt-Systems abgewickelt (und, für grenzüberschreitendes B2C, des One Stop Shop), ohne Zollanmeldung und ohne EORI. Der Auslöser ist die äußere Zollgrenze, nicht die Menge oder der Wert dessen, was Sie verkaufen.

EORI vs USt-Nummer, der Unterschied

Das ist die Frage, über die die meisten Erstimporteure stolpern, denn in den Niederlanden sehen die beiden Nummern fast identisch aus. Sie sind nicht dasselbe:

Für ein niederländisches Unternehmen ist die EORI in der Praxis die USt-Nummer mit der Ländervorwahl NL davor, aber die beiden werden getrennt verwaltet. Zollsysteme lesen die EORI; das Steuersystem liest die USt-Nummer; das Handelsregister enthält Ihre KvK-Nummer. Eine importierende BV nutzt typischerweise alle drei. Wollen Sie das vollständige Bild davon, wie diese Registrierungen bei der Gründung zusammenpassen, dann geht der Ratgeber zur BV für nicht Ansässige die Registrierungskette Schritt für Schritt durch.

Wie EORI sich zu einer Artikel-23-Lizenz verhält

Hier verbinden sich die beiden Themen, und hier müssen Gründer, die einen Importbetrieb aufbauen, die Reihenfolge richtig hinbekommen. Artikel 23 ist die niederländische Lizenz zum Aufschub der Einfuhr-USt: Statt 21 % USt im Moment der Einfuhr an den Zoll zu zahlen und sie Wochen später zurückzufordern, schieben Sie sie in Ihre nächste periodische USt-Erklärung, wo sie auf null netto wegfällt. Bei € 1 Mio. jährlicher Importe macht das rund € 50.000 Working Capital frei, das sonst in Zolleinzügen gebunden wäre.

Die EORI-Nummer liegt unter Artikel 23 als Voraussetzung, nicht als Alternative dazu:

• Mit der EORI können Sie überhaupt Waren abfertigen. Ohne sie kann der Zoll Ihre Einfuhranmeldung nicht verarbeiten, mit oder ohne Aufschub.
• Artikel 23 verändert den Cashflow der USt auf diese abgefertigten Waren. Er setzt voraus, dass Sie bereits eine Zollidentität haben, unter der Sie importieren.
• Sie brauchen beide, um einen effizienten Importbetrieb zu führen: die EORI zum Anmelden, die Artikel-23-Lizenz zum Aufschieben der USt und eine niederländische USt-Registrierung, um die Erklärung einzureichen, in der die beiden gegeneinander aufgehen.

Wegen dieser Abhängigkeit erledigen wir die EORI-Registrierung als Teil des Artikel-23-Antrags statt als gesonderte Besorgung. Sie ist eine der Positionen in dieser Leistung. Wollen Sie die Cashflow-Wirkung für Ihre eigenen Importvolumina durchrechnen, dann erledigt der Artikel-23-Rechner die Rechenarbeit.

Eine niederländische EORI-Nummer beantragen

Für ein in den Niederlanden ansässiges Unternehmen ist der EORI-Prozess erfreulich leicht, weil die meiste Arbeit bereits von Ihren anderen Registrierungen erledigt ist. Der Weg läuft über den niederländischen Zoll (Douane), der sich auf das KvK-Handelsregister und den Belastingdienst stützt:

1. Tragen Sie die BV bei der KvK ein. Die Gründung gibt Ihnen eine KvK-Nummer und löst Ihre USt-Registrierung beim Belastingdienst aus.
2. Die EORI wird aus dieser Registrierung erzeugt. In vielen Fällen wird, wenn eine niederländische Einheit ihre erste Zollanmeldung einreicht, die EORI automatisch auf Basis der bestehenden KvK- und USt-Daten erteilt, also ist nichts zusätzlich zu tun.
3. Wo ein manueller Antrag nötig ist, zum Beispiel bei einer Einheit, die noch nicht vollständig in den niederländischen Registern steht, beantragen Sie ihn direkt beim Douane. Die Erteilung für eine saubere, bereits registrierte Einheit dauert in der Regel einige Werktage (prüfen Sie die aktuelle Bearbeitungszeit beim Douane, bevor Sie ein Versanddatum festlegen).
4. Prüfen Sie, ob die Nummer aktiv ist in der EORI-Validierungsdatenbank der EU vor Ihrem ersten Import, damit ein Spediteur nicht am Hafen wegen einer nicht aktivierten Nummer aufgehalten wird.

Sie müssen für nichts davon in die Niederlande reisen, die Registrierung ist administrativ und wird aus der Ferne abgewickelt, im Einklang mit dem Rest des Gründungsprozesses. Siehe wie es funktioniert für den Zeitplan von Anfang bis Ende.

Der Fall der nicht ansässigen Person und von außerhalb der EU

Wenn das importierende Unternehmen nicht in der EU niedergelassen ist, etwa eine US-LLC, die Lagerbestand über Rotterdam hereinbringt, ist das Bild aufwendiger, und es überschneidet sich eng mit den Zulassungsregeln für Artikel 23:

• Ein Nicht-EU-Unternehmen kann eine EORI in dem Mitgliedstaat erlangen, in dem es zuerst eine Anmeldung einreicht, aber es kann die Einfuhr-USt in der Regel nicht im eigenen Namen unter Artikel 23 aufschieben ohne eine EU-Niederlassung.
• Die gängige Lösung ist, einen Fiskalvertreter zu bestellen, der die niederländischen USt-Pflichten abwickelt, während die Waren unter einer passenden Zollidentität angemeldet werden. Wir organisieren allgemeine Fiskalvertretung über Partner.
• Der sauberere langfristige Weg für ein ernsthaftes Importunternehmen ist, eine niederländische BV zu gründen. Das gibt Ihnen Ihre eigene KvK-Eintragung, Ihre eigene NL-EORI und direkten Zugang zu Artikel 23 im eigenen Namen, ohne laufende Vertretungsgebühr.

Welcher Weg der richtige ist, hängt von Ihren Volumina ab und davon, wie dauerhaft der Betrieb ist. Sprechen Sie mit uns über Ihren Importaufbau → und wir ordnen die EORI-, USt- und Artikel-23-Teile Ihrer Situation zu.

Wie die Nummer eigentlich aussieht

Eine EU-EORI ist die zweibuchstabige Ländervorwahl des erteilenden Mitgliedstaats, gefolgt von einer eindeutigen Ziffernfolge. Eine niederländische EORI hat die Form NL gefolgt von den RSIN- oder USt-Ziffern der Einheit, zum Beispiel NL123456789 (nur zur Veranschaulichung). Die Ländervorwahl sagt dem Zoll in der gesamten EU, welche Behörde sie erteilt hat; die Ziffern verknüpfen sie zurück mit Ihrer niederländischen Registrierung.

Praktisch bedeutet das, dass Sie, sobald Sie Ihre niederländische USt-Nummer kennen, Ihre EORI meist vorhersehen können, aber Sie sollten dennoch bestätigen, dass sie in den Zollsystemen aktiviert wurde, bevor Sie sich darauf verlassen. Die EU führt ein öffentliches Validierungswerkzeug, in dem Sie prüfen können, ob eine EORI registriert und aktiv ist.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Annehmen, dass die USt-Nummer allein genügt. Der Zoll braucht speziell die EORI; ein Spediteur kann keine Waren gegen eine USt-Nummer allein abfertigen.
• Es bis zur letzten Minute aufschieben. Eine aufgehaltene Sendung am Hafen ist teuer. Bestätigen Sie, dass die EORI aktiv ist, bevor die Waren unterwegs sind, nicht wenn sie bereits angekommen sind.
• Die EORI mit der Artikel-23-Lizenz verwechseln. Mit der EORI können Sie importieren; Artikel 23 schiebt die USt auf das auf, was Sie importieren. Sie brauchen beide, und sie werden gesondert beantragt.
• Die GB-Seite nach dem Brexit vergessen. Ihre NL-EORI deckt den EU-Import ab; das Abfertigen von Waren aus dem Vereinigten Königreich kann eine gesonderte GB-EORI erfordern. Siehe den Vergleich BV vs UK Ltd für das breitere grenzüberschreitende Bild.
• Bei Auflösung nicht abmelden. Wenn Sie die BV abwickeln, sollte die EORI zusammen mit den anderen Registrierungen geschlossen werden. Unser Ratgeber zur Auflösung behandelt die vollständige Checkliste zur Abmeldung.

Häufige Fragen